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» 2017年07月03日 10時00分 公開

これさえあれば何でもできる、進化系グループウェア最前線IT導入完全ガイド(3/4 ページ)

[小池晃臣,タマク]

20以上の機能、Office 365の使い分けがポイント

 少し異なる切り口でもソリューションを紹介しよう。Microsoftの「Office 365」をまずはメールから導入する企業が多いかもしれないが、豊富な機能を有するOffice 365にはグループウェアとして活用できるスケジューラーやドライブ、メッセンジャーなどが盛り込まれており、数あるグループウェア製品の中でも世界中での普及度がとりわけ高い状態にある。

 2017年6月現在、契約するプランにもよるが、20以上もの機能やサービスが提供されている。しかもクラウドサービスであるため、機能は随時増加したり改善したりと変化を続けている。

 主な機能としては、導入企業のほとんどが利用している「Exchange Online」をはじめ、ボイス通話/インスタントメッセージング(IM)の「Skype for Business」、エンタープライズSNSの「Yammer」、チャットベースのワークスペース「Microsoft Teams」、メールベースのコラボレーションサービス「Office 365 Group」、クラウドストレージサービス「OneDrive for Business」などが挙げられる。

表1 「Office 365」の機能・サービス一覧 表1 「Office 365」の機能・サービス一覧 ※現時点では、中小企業向け、教育機関向けに提供されるものが多い(出典:内田洋行)

 Office 365が提供するさまざまなコミュニケーション/コラボレーションサービスは、共通点も多い一方でそれぞれ特徴があるため、メンバーとつながる範囲や利用時のスピード感、利用シーンがフォーマルかカジュアルかなどに応じて使い分けることで、より大きな効果を発揮することができる。例えばSkype for BusinessのIMであれば個人相手の急ぎの用件で、Yammerは組織全体への連絡でといった具合だ。

図3 「Office 365」の機能ごとの役割分担のイメージ 図3 「Office 365」の機能ごとの役割分担のイメージ(出典:内田洋行)

チームでの仕事を支援するチャットベースの最新ツール

 Office 365の数ある機能の中でも現在ユーザー企業からの注目度が特に高いのが、2017年3月に正式リリースされたばかりのMicrosoft Teams(以下、Teams)だ。Teamsは、チームメンバーが必要とするさまざまなツールとコンテンツを共有しながら、チャットや音声、映像を含む会話ができる環境を提供する機能となっている。

 Teamsでは、全てのコンテンツ、ツール、人、会話にチームのワークスペースからアクセスが可能。SharePointやOneNote、Web会議に直接アクセスできる他、ドキュメントを直接アプリ内で操作したり、Plannerのタスク管理機能をTeamsの中で利用したり、個人同士やグループで通話したりすることができる。PCはもちろんスマートフォンやタブレットからも利用できるため、社外からでもチームでのスムーズなコミュニケーション/コラボレーションができる。

 Teams上のチームチャットでもプライベートのチャットでも、コンテンツやチャット履歴をいつでも閲覧でき、チームでのミーティングを計画することもできる。メールをスレッドに投稿すれば、チームのメンバーに最新の情報を届けることも可能だ。公開されたチームを検索して、共同でプロジェクトを進めることもできる。いわばチームワークを実現するためのハブとなるのがTeamsなのである。

 さらにTeamsは、タブやコネクタ、botなどにより、チームのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズを行うことができる。サードパーティー製のアプリケーションも、Microsoft Plannerや、Visual Studioのサービスと同様に扱われ、現在SAP、Salesforce、TwitterやYouTubeなど、150以上のサービスとのインテグレーションが実現、もしくは予定されている。

図4 「Microsoft Teams」の利用画面 図4 「Microsoft Teams」の利用画面(出典:内田洋行)

外部のクラウドサービスと連携し任意のタスクを自動で実行

 Office 365にある程度精通したパワーユーザー向けの機能の1つといっていいのが、プロセスとタスクを自動化する機能「Microsoft Flow(以下、Flow)」だ。Flowは、繰り返し発生するタスクを複数のステップからなるワークフローに変換することができる。

 例えば、注目度の高いブログが更新されたら内容を自動的に保存したり、会社の名称や商品名など、あらかじめ設定した単語がTwitter上でつぶやかれたら自動的にExcelファイルに記録したりといった使い方が可能だ。その使い道はアイデア次第ともいえ、上司からメールを受信したらプッシュ通知を行う、あるいはメールの添付ファイルをDropboxに保存するなどいくらでも挙げられる。

 Microsoftは、Flowと連携する外部サービスを増やしており(現在約140サービス)、Microsoft Azure の 機械学習サービスと連携することで、Instagramに掲載されている画像の中から笑顔のものだけを集めるなんて利用も可能になるかもしれない。このような外部のサービスと連携して新たな付加価値を得るというアプローチはクラウドサービスならではともいえる。

コラム:グループウェアと連携必須、会議室の自動キャンセルでカラ予約を解消

 内田洋行の「SmartRooms」は、Office 365をはじめとしたグループウェアのスケジューラーと連携できる会議室予約・運用システムで、会議室前に設置された端末がリアルタイムにスケジューラーと連動し、その場で予約状況を確認するとともに、端末上で予約、延長、終了などの操作も簡単に行えるようになっている。

 部屋前端末の活用と自動キャンセル機能により「カラ予約」を解消でき、また、会議室の利用実態の把握に役立つログデータの提供や分析サービスも利用することができる。実は会議室は約4分の1が予約しても使用されないカラ予約となってしまっているともいわれており、SmartRoomsには会議室や施設の有効活用を促す効果も期待できる。

図5 会議室の入り口に設置された「SmartRooms」の端末 図5 会議室の入り口に設置された「SmartRooms」の端末(出典:内田洋行)

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