「導入したのに、なぜ使われない？」グループウェアの活用法を見直そう：IT導入完全ガイド（4/4 ページ）

日本的な「きめ細やかさ」に対応した出欠アンケート機能

　これは日本特有の配慮する文化に沿った機能で、特に大企業にとっては非常にありがたいものではないだろうか。

　大企業では既にグループウェアの利用が当たり前になっているが、こと役職の高い人の予定を押さえる際には、仮にグループウェア上のスケジュールが空いていたとしても、まずはその人の秘書に電話かメールをして予定を入れてもいいかどうかを確認し、OKをもらった後にあらためてグループウェアから予定を登録する、ということが往々にして行われている。またそれが複数名にのぼった際には実に面倒だ。

　こうした場面で有用となるのが「出欠アンケート機能」で、予定を押さえたい対象者に対してOKかどうかをアンケート形式で聞くことができる機能だ。対象者は1人だけでなく複数名を指定することができ、グループウェア上で参加者の可否確認を完結することができる。事前に電話やメールで予定を調整する手間も不要になり、予定を押さえたい従業員にとっては、かつての手間を大幅に軽減してくれる機能である。

　ちなみにこの機能では、図8に示されている参加者一覧に優先度を付けることができるようになっている。つまり役職の高い参加者順にリストを表示することができるのだ。こうした配慮もまさに日本的だといえるだろう。

図6　対象者に参加の可否を聞くアンケート作成画面例（出典：サイボウズ）

図7　参加者側のアンケート回答画面例（出典：サイボウズ）

図8　参加者の回答状況を一覧で確認できる画面例（出典：サイボウズ）

　グループウェアをうまく活用できていない企業がある一方で、自在にグループウェアを使いこなしている企業もある。もし自社が前者に相当するなら、使われない4つの理由に立ち返り、またこれからさらにグループウェアを活用していきたいと考えるなら、先進的なユーザー事例も参考にして、使いこなしの幅を広げてほしい。