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» 2015年05月11日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:クラウドメールは機能性とUIで選ぶ (1/7)

誰もが業務に欠かすことのできないメール。オンプレミスのメールサーバでは運用管理に悩む企業も多いはず。クラウドメールサービスの導入における不安を解消する術や留意点を紹介する。

[土肥正弘,ドキュメント工房]

 データの大容量化とコミュニケーション機会の増加に伴い、オンプレミスのメールサーバ運用で起こりがちな絶え間ないシステム拡張と運用管理負荷増大に悩む企業は多いはず。また、モバイルデバイスからの社内メール利用のニーズも高まっている。

 そこで注目されるのが「クラウドメール」だ。既にメールシステム刷新の第一の選択肢となっている。しかしセキュリティ面への不安や監査ニーズに応えられるか、導入の際スムーズな移行ができるかという不安から、切り替えに踏み切れない企業も多いようだ。今回は、最新クラウドメールサービスのトピックスを紹介するとともに、導入の際に問題になりがちなポイントを整理してみよう。

「クラウドメール」その移行メリットと特徴

 メールシステムの悩みは、システム管理面では運用管理負荷とメール容量拡張コスト、常に変動するユーザー情報への対応やサポート、教育、セキュリティ強化への投資と管理負荷が代表的なポイントになろう。

 またユーザーにとってはメールの量そのものの増加とメール1通当たりの大容量化、加えて情報漏えい防止ポリシーに沿った個人レベルでの注意ポイントが増えていくことなどが挙げられよう。

 従来のメールシステムをそのまま運用していては、こうした課題の解決が難しいのではないかという意識は誰しも抱くはず。また、テキスト、音声、ビデオチャット、Web会議、社内SNSなどの技術進化と普及により、メールというコミュニケーション手段が必ずしもいつも最適とは限らず、場合によっては業務効率を阻害している可能性があるのではないかという議論さえ行われるようになってきた。

 そこで抜本的なコミュニケーション、コラボレーションの合理化、効率化を考える企業が増えている。しかしメールシステムを廃止する選択は、今後数年先を考えても間違いなくあり得ない。そこでメールシステム刷新のタイミングで更にコラボレーション強化ができる施策として、経営的な視点からも注目されるのが「クラウドメール」だ。まずは移行メリットの面から考えてみよう。

「クラウドメール」への移行メリット

 クラウドメールは、共用型のメールサーバが社外のサービス業者側にあり、インターネット(サービスによっては業者保有の閉域網も利用可能)を介して企業内から接続して利用する形態のメールシステムのことだ。

 「Webメール」と呼ぶ場合には、ブラウザをメールクライアントとして利用するサービスのことを指すことが多いが、そればかりでなく、Outlookなど各種のクライアントメーラーで利用できるサービスも含まれる。

 メールホスティングサービスとは違い、自社専用物理サーバをサービス業者側に備えるのではなく、あくまで業者側で用意したメールインフラ上で、多少の顧客別カスタマイズが可能な場合はあるにしろ、原則としてレディメードの機能を利用することになる(図1)。

クラウドメールのイメージ 図1 クラウドメールのイメージ。左は閉域網利用型、右はインターネット利用型(出典:NTTコミュニケーションズ)

 機能がレディメードであることには長短があり、ユーザー側の運用管理工数が少なくなる一方、従来のオンプレミス型メールシステムで作り上げてきた運用法が踏襲できないケースが出てくる。エンドユーザーの運用法も変更、刷新する割り切りができるか否かが、導入の最初の関門になるだろう。まず、従来の運用法が変わることの悪影響と、一般的なクラウドメール導入メリットとを比較してみるとよい。

クラウドメールの一般的なメリット

  • システムの老朽化、ソフトのバージョンアップコストを考えなくてよい
  • メールサーバの運用管理コストが基本的に不要
  • 多種のモバイルデバイスからアクセス可能
  • オンプレミスでのサーバ運用よりも可用性が高いことが多い(99.5〜99.8%といった高可用性)
  • 大容量メールボックスが低コストで得られて拡張も容易、アカウント追加も簡単

 こうしたメリットと、従来のメールシステムの運用を変えることの悪影響とを勘案するのが第一歩だ。メールの仕組みは各社各様であり、クラウドメール導入でどこまで運用が変わるかは業務に即して個別に検討する必要があるため、ベンダーやSIerと要件を詰めて相談してみることをお薦めする。

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