会議向けに導入したシステムで採用・面接業務もペーパーレス化

サンライズ

会議向けに導入したシステムで採用・面接業務もペーパーレス化

サンライズでは、事前準備などの負担が大きかった役員会議にペーパーレス会議システムを導入し、経費を削減。また同製品の応用で、採用業務の時短・負荷軽減も実現した。

  • 業務効率化
  • その他業種
  • 情報システム部門(運用系)
会議向けに導入したシステムで採用・面接業務もペーパーレス化

アニメーション製作会社のサンライズでは、月8回の役員会議で計3000枚の用紙を使うなど、紙ベースの運用は業務負荷が大きかった。しかし、ペーパーレス会議の導入により、コストや工数の削減がみられた。また、同製品を人事課の採用・面接業務に利用したことで、複数の選考官が時間・場所を問わずに膨大な資料を確認できるシステムも実現した。

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課題

 同社の役員会議に使用される紙の量は膨大で、例えば14人の役員に120ページの資料を配るためには、各部署から上がるフォーマットの異なる資料を整理し、半日かけてコピーをすることもあった。

 また、人事の採用・面接業務では、事業の特殊性から、求人の際に履歴書や経歴書に加えてオリジナルの絵コンテやシナリオを大量に提出されがちで、選考段階ごとに使用するためのコピーをアウトソースしていた。

解決方法

 同社は、ペーパーレス会議システムの導入を決定。マルチ画面をもち、個人作業しながら子画面で報告者の画面を確認できる製品を高く評価した。また、メモの保存機能、マーカー、迅速なレスポンスなどの機能面も優れていた。また、モバイル端末には無駄なオペレーションが少なく、シンプルに活用できる製品を選択した。

 当初は役員会議の効率化のために導入したが、人事課の業務にも応用できると判断し、活用範囲を広げていった。

効果

 ペーパーレス化により、役員会議のために使用していた紙は、月に3000枚からゼロになった。事前準備時間が軽減され、紙に関するコストが不要になったほか、コストをかけずにカラー資料もカラーのまま参照できるというメリットも生まれた。

 人事課でも特殊な応募書類を回覧する必要はなくなり、いつでも、どこからでも、複数人でも、モバイルを用いて選考資料を確認できるようになった。海外出張中に選考を進められた例もあるという。

事例概要

企業規模 中堅中小企業向け(101~1000名)
課題 業務効率化
業種 その他業種
部署 情報システム部門(運用系)
地域 国内
導入年 2014年

提供企業・製品

導入製品名:ペーパーレス役員会議システム ConforMeeting/e

提供企業:日本電気株式会社

URL:http://jpn.nec.com/conformeeting/e/