紙中心で回っていたワークフローを電子化、その効果は?

東京地下鉄株式会社

紙中心で回っていたワークフローを電子化、その効果は?

東京メトロを運営する東京地下鉄では、紙中心の文化が根強く、稟議や各種申請の承認に時間がかかることが課題となっていた。同社の課題解決の取り組みを紹介する。

  • 業務効率化
  • その他業種
  • 経営部門・企画部門
紙中心で回っていたワークフローを電子化、その効果は?

東京地下鉄では10年以上前から社内文書の電子化に取り組んできたが、現場にはなかなか定着せず、それぞれの部署が独自に紙やExcelで運用を行っている状態が続いていた。そうした運用によって稟議にかかる時間や効率が課題となっていた同社は、ワークフローのシステム化による解決を図った。システム化のプロセスやその効果を紹介する。

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課題

 東京地下鉄では、10年以上前から取り組んでいた文書の電子化がなかなか進んでいなかった。人事部や財務部などそれぞれの部署が紙やExcelなど独自のルールで運用し、また駅長や乗務員などが所属する現業部門の中だけで完結する運用フローも存在していた。そうした状態が電子化プロジェクトの障壁となり、上位職への回覧が必要な稟議においては、稟議書作成の効率やビジネスのスピードといった面で課題となっていた。

解決方法

 社内文書の電子化を加速し紙中心の文化から脱却するためには、稟議や申請のための紙文書を排し、最初から電子文書で作成する必要があると考えた同社は、決裁ワークフローシステムの導入を決定。複数ベンダーの製品について業務要件の適合性やSE力、コストなどを総合的に検討・選定し、導入を行った。導入後は現状の精査(棚卸)から始め、業務部門とのすり合わせなど社内調整に1年近くの時間をかけて業務要件を整理していった。

効果

 あがってきたさまざまな問題点を丁寧に詰めていき、29申請のワークフローの稼働が開始された。また稟議のスピードアップのため、一部上位職には決裁用のiPadを配布。これによって大幅なスピードアップを実現できた。
 現場からは「システム化によって決裁が早くなった」と好評だ。今回電子化を見送った決裁ワークフローについても順次電子化を検討し、またペーパーレス化による紙文書の削減も今後進めていくという。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 業務効率化
業種 その他業種
部署 経営部門・企画部門
地域 国内
導入年 2018年

提供企業・製品

導入製品名:ExchangeUSEワークフロー

提供企業:富士電機株式会社

URL:https://www.fujielectric.co.jp/