複数拠点1000人以上の交通費/経費精算業務を全てクラウド管理

近鉄エクスプレス

複数拠点1000人以上の交通費/経費精算業務を全てクラウド管理

交通費/経費精算をExcelフォームへ入力して提出する方法へ移行しても、経理の負担は軽減されないまま。だが、あるクラウド型システムの導入が、その問題を一掃した。

  • 業務効率化
  • サービス業
  • 財務部門・会計部門・経理部門
複数拠点1000人以上の交通費/経費精算業務を全てクラウド管理

国際航空貨物、国際海上貨物輸送を中心に事業を展開し、高品質で最先端なロジスティクスサービスも提供している近鉄エクスプレス。1000人以上の従業員を抱えるようになった同社の交通費/経費精算業務は、印刷伝票へ手書きするスタイルからExcelフォームへ入力して提出する方法へ。しかし、経理業務は依然として課題が改善されないままだった。

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課題

 印刷帳票を廃止してExcelフォームを申請種類別に作成。移行して申請者の入力作業負担は軽減されたが、経理部門において、承認時のチェック作業負担、仕訳や振込処理などの経理業務負担は軽減されないままだった。購入した物によって課税か非課税か、などを目で判断。交通費といっても領収書のない電車賃などは入力されている金額が正しいかどうかの判断が難しく、振込データ作成も会計ソフト入力も手作業で時間がかかっていた。

解決方法

 全ての問題を解決できる交通費/経費精算システムの導入を検討。社外のサーバにデータを置き、保守/メンテナンスは一切必要なく、他のシステムと比べて費用も安く、短期間で導入できる「経費Bank」を選んだ。同社が最重要視したのがセキュリティ管理。経費Bankを開発しているSBIビジネス・ソリューションズが万全のセキュリティを求められるIT系ファイナンスグループであり、さまざまな監査をクリアしていることを評価した。

効果

 経費Bankが定着してからは、交通費/経費精算業務は、驚くほどスムーズになった。申請者は「駅すぱあと」連携で楽に入力でき、承認者も困難だった交通費チェックが駅すぱあと入力のフラグを確認すればいいだけ。支給定期区間も設定でき、自動的に控除されるので承認作業はかなり簡単に。各従業員が経費の内訳項目を選択すると、課税/非課税などを自動で判別。消費税計算が不要で、修正や差し戻しなどのタイムロスもなくなった。

事例概要

企業規模 企業規模問わず
課題 業務効率化
業種 サービス業
部署 財務部門・会計部門・経理部門
地域 国内
導入年 -

提供企業・製品

導入製品名:交通費・経費精算クラウド 経費Bank II

提供企業:SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

URL:https://kb2.sbi-bs.co.jp/