9割以上の報告書をペーパーレス化、情報共有の速度・確度が向上

事例概要

　大和ハウスグループで建物管理を手掛ける大和ライフネクストは、顧客サービスの品質を向上させるため、業務のムダを減らし勤務時間内の余剰時間を増やすことで、より創造的な業務に人的リソースを回したいと考えていた。

　そこで同社は、建物内の巡回報告書のペーパーレス化を検討。これまで建物を巡回・点検した際に記す報告書を手書きで行っていたため、記入に時間がかかるだけでなく、報告漏れや文字が読み取りにくいといった不都合がたびたび生じていた。

　当初は作業内容に合わせた専用ソフトの導入を検討していたが、スケジュール管理など追加の機能が必要になった場合に新たなコストが発生してしまう。そこで同社は27のアプリケーションを標準搭載した国産グループウェアを採用し、ノーコードで業務アプリを作成できるツールを組み合わせることで報告関係書類のシステム化を進めていった。

　これにより情報共有の速度・確度が向上、報告のためだけの無駄な残業をなくすことができ、また報告書類の9割超のペーパーレス化も実現した。さらに、グループウェアに搭載されたスケジュール機能により従業員のタイムリーなマネジメントが可能になっているという。