マルチテナント対応文書管理基盤で内部統制厳格化、業務効率向上

エア・ウォーター

マルチテナント対応文書管理基盤で内部統制厳格化、業務効率向上

エア・ウォーターは200超のグループを持つ企業だ。同社で内部統制の厳格化や監査業務を円滑に実行できる環境を実現した、マルチテナント方式対応の文書管理基盤とは?

  • システムリプレース
  • その他業種
  • 情報システム部門(運用系)
マルチテナント対応文書管理基盤で内部統制厳格化、業務効率向上

200以上のグループ会社を持つエア・ウォーターでは、監査室の業務改善を目的として、マルチテナント方式による文書管理基盤を必要としていた。製品導入後は、諸コストが低減され、進捗状況の“見える化”によって、業務の“気付き”や内部統制の厳格化が得られた。何より、監査業務の要であるウォークスルーを円滑に実行できる環境が整った。

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課題

 年々グループ会社が増加し、200社を超えた同社。内部統制を行う監査室では、マルチテナント方式による文書管理基盤の必要性が高まっていた。従来の文書管理システムは、ライセンスが高価で、実務者は所属長にいちいち必要書類をダウンロードしてもわらないとならないなど、文書の運用に大きな制約があった。また、アクセス権の変更が大変で、1日に変更できるのは15人ほどだった。サポート面でも不安があった。

解決方法

 文書管理基盤の導入プロジェクトでは、内部統制も視野に入れ、リーズナブルなコストで文書管理とワークフローを的確に管理でき、十分なセキュリティを備えていることを要件とした。また、プライベートクラウドで構築可能なこととマルチテナント方式に対応していることも重要だった。業務のヘビーユーザーに実際に使用してもらい、操作性の高い製品に決定した。製品会社内でも使用されており、今後の改良も期待できると考えた。

効果

 導入前にウォークスルーを円滑に実行するための綿密なチューニングを行った効果もあり、新システムへの切り替えはスムーズだった。導入コストのほか、運用・保守コストも低減され、課題だったアクセス権の変更時間も短縮された。サポートも手厚かった。

 特に、承認の進捗状況がドラフトデータの一覧表示ですぐに把握できる“見える化”は、業務の“気付き”にもつながり、また内部統制の厳格化にもつながった。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 システムリプレース
業種 その他業種
部署 情報システム部門(運用系)
地域 国内
導入年 -

提供企業・製品

導入製品名:企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/C

提供企業:日本電気株式会社

URL:https://jpn.nec.com/procenter/index.html