国内外との面倒な書類授受を「ペーパーレス化」して、組織全体の「質」が向上

要約

　組織へのIT導入が進む一方で、人事や労務部門では紙ベースの書類が依然として多く、なかなか効率化されないのが現状だ。

　学生や社会人向けの海外インターンシップサービスを提供していたある企業では、顧客1人のインターンシップを進めるために7ページにわたる書類の用意が必要だった。それらをwordで記入した書類をプリントアウトして署名押印してもらい、再びPDF化してメール送信するという煩雑な手順で取り扱っていたが、トラブルも多く、処理負荷もあがる一方だったため、「ペーパーレス化」を決断した。

　2つのソリューションを連携導入した新ワークフローは飛躍的にシンプルになり、申し込み書類不備などの発生率も大きく低下。海外組織も新システム使用に抵抗はなく、やりとりが簡略化された。オペレーション担当者が、「会社の『質』そのものが大きく向上した」と感じた同社のペーパーレス化の取り組みを紹介する。