介護業界にも対応 年間5万件のワークフロー申請をスムーズに

ツクイ

介護業界にも対応 年間5万件のワークフロー申請をスムーズに

保険制度導入と事業拡大によって業界特有の煩雑な事務業務が急増した、介護事業のツクイ。あるグループウェアの利用で、高い業務効率と非常時への強い対応力が得られた。

  • 業務効率化
  • 医療業・福祉業
  • 情報システム部門(開発系)
介護業界にも対応 年間5万件のワークフロー申請をスムーズに

介護業界大手のツクイでは、介護保険導入と事業拡大の影響を受けて書類作成や管理、承認処理の負荷が急増していた。そこで同社は大規模版のグループウェアを導入し、ワークフローを活用。紙での申請が必要な書類についても途中まで電子ワークフローで決裁するよう工夫して、申請業務の効率化とスピードアップ、内部統制の強化を実現させた。

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課題

 2000年の介護保険導入を機に、介護サービスが利用者と介護施設との直接契約に変化。介護事業を行うツクイでも、報告書や伝票など書類の取り扱い量が急増した。 

 さらに、同社の事業が急成長するにつれ、介護利用者やスタッフ、拠点数も増大。備品の購入管理が行き届かない、FAX利用では文字が潰れて読めないなど問題が多発していた。申請処理の効率化、人員や費用の管理、一斉通達の確かな仕組みづくりが必要だった。

解決方法

 大企業向けグループウェアを導入し、まずは社内メールとスケジュールの利用からはじめた。続けてワークフローを導入し、日常の少額決済や手続きをシステム上で処理。紙面化が免れない、自治体への提出書類も、中途までシステム上で処理できる業務フローに切り替え、効率化を図った。 
 
 各事務所では、1台のPCを複数人で使用することもある。個人IDでのログインで、適切なアクセス権のもと、すぐに業務が進められる利点も大きい。

効果

 業務量の多い事務職員も、毎朝のグループウェアチェックにより、伝達事項、処理案件、業務スケジュールなどが簡便に括管理できるようになった。申請処理途中でも保管されるため、急な呼び出しがあっても慌てずに済む。 

 震災時の安否確認でも大きな効果を発揮した。グループウェアを用い、利用者やスタッフなど数万人もの安否を迅速に確認し、確認結果を社内で共有。物資の送付指示などもスムーズに行われた。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 業務効率化
業種 医療業・福祉業
部署 情報システム部門(開発系)
地域 国内
導入年 -

提供企業・製品

導入製品名:サイボウズ ガルーン(ワークフロー)

提供企業:サイボウズ株式会社

URL:https://garoon.cybozu.co.jp/product/workflow.html