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ファイル共有

ファイル共有とは、企業内あるいは個々のエンドユーザが保有する様々な業務ファイルを社内もしくはグループ企業、さらには顧客企業や協力会社と共有する仕組みのことを指す。具体的なファイル共有の仕組みとしては、社内に設置するファイルサーバやNAS(Network Attached Storage)、または外部のオンラインストレージサービスなどが挙げられる。

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ファイル共有の基本機能とは?

ファイル共有の1つの仕組みとしてのオンラインストレージの提供する機能は、主に以下の3つが挙げられる。
●データ保護機能
エンドユーザが自分のパソコン内に保存したファイルをサービス側のオンラインストレージに自動で同期し、アクセス権を持つ他のユーザと共有できるようにするための機能。重要なファイルは特定ユーザしか閲覧できないように暗号化処理を施すことが可能なサービスもある。

●ユーザ管理機能
例えばMicrosftのディレクトリサービスであるActive Directoryと連携して、ユーザ管理/ユーザ認証を行うための機能。個々のユーザごとに共有可能なファイルや利用可能なデータ容量などを設定することもできる。

●マルチデバイス対応
エンドユーザが時間と場所の制約を受けることなくファイルを利用できるように、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできる環境を提供している。

ファイル共有の導入メリットとは?

ファイル共有の仕組みを導入するメリットとしては、主に次の3つが挙げられる。
●エンドユーザの利便性の向上
時間と場所、さらには利用する端末の制約を受けることなく、必要な業務ファイルにいつでも、どこからでもアクセスできる環境を提供することで、エンドユーザの利便性を大幅に向上することができる。

●情報共有化の促進
これまで各企業システムや各エンドユーザのパソコン内に留められていたファイルを関係メンバーで共有することで、より迅速な情報の共有を図ることが可能となり、業務効率が大幅にアップすることが期待できる。

●運用負荷の軽減
例えばオンラインストレージサービスを利用すれば、データ保護機能やユーザ管理機能ななどを活用することで、多大な手間をかけることなく、統制の効いたファイル共有環境の運用を実現することができる。