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文書管理

文書管理ツールとは、文書のライフサイクル(作成/電子化/登録/収集/配布、活用/共有、検索、保管、廃棄)の一元管理を行うことで、重要文書に対する取り扱いの責任と権限を明確にしながら文書情報の活性化を図ることができるツール。社内の各クライアントに点在している文書がデータベースサーバに集められ、見読性、完全性、機密性、検索性という4つの要件を維持しながらライフサイクルに従って管理される。

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文書管理の基本機能とは?

文書管理ツールの提供する機能は、主に以下の4つが挙げられる。
●文書登録機能
各種文書をシステムに登録する機能。複数のアプリケーションを使って作成された文書ファイルや、複合機やスキャナから取り込まれた紙文書の電子ファイルは、文書管理ツールのデータベースに取り込まれて一元管理される。

●文書検索機能
データベースに登録された膨大な数の文書ファイルの中から、必要な文書ファイルを速やかに見つけ出すための機能。

●セキュリティ機能
文書ファイルごと、あるいはフォルダ単位でアクセス制御を行う機能。例えば、参照は可能だが編集はできないとか、課長以上の管理職でないと印刷できないように設定できる。文書ファイルに対する変更履歴を残すこともできるので、不正アクセスを監視できる。

●バックアップ機能
正式に承認された文書を保管/バックアップする機能。期限切れの文書を自動的に破棄することも可能。

文書管理の導入メリットとは?

文書管理ツールの導入メリットとしては、主に次の2つが挙げられる。
●BCP対策
東日本大震災では、オフィスの書棚が崩れて文書が散乱したり津波に流されたりして、震災で被害を受けた設備や建物などの図面や仕様書などを取り出すことが難しくなったが、文書管理ツールで各拠点にバックアップを保管していた企業では直ちに必要な書類を取り出して迅速な復旧/保守作業に取り掛かることができたという。紙文書を電子化して文書管理システムで管理しておけば、不測の事態から重要な紙文書が消失した場合でも、迅速に業務を再開させることができる。

●ワークスタイルの変革
例えば海外展開が活発になると、距離や時差、言語の課題を克服しながら場所に限定されずに24時間いつでも仕事を継続できる基盤作りが必要となる。そこで効率的な業務処理や、コミュニケーションを実現するためのシステム基盤として文書管理ツールが注目を浴びている。