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データ検索ソフト

データ検索ソフトとは、企業内にあるグループウェアサーバやファイルサーバ、業務アプリケーションのデータベース、Webサーバなどに蓄積されたデータを、1つの画面で横断的に検索を行うことができるツールのこと。様々なシステムに散在する情報を横断的に検索することができ、求める情報をより速く入手することが可能となる。

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データ検索ソフトの基本機能とは?

データ検索ソフトの提供する機能としては、主に以下の4つが挙げられる。
●クローラ
周期的に各サーバを巡り、コンテンツを収集する機能。各サーバに格納された様々なファイル形式の情報を探し当て、どのサーバに何のコンテンツが格納されているのかを知ることができる。

●インデクサ
クローラが集めたコンテンツを解析してキーワードを抽出し、コンテンツとキーワードを紐付けるインデックスを作成する機能。

●サーチャ
ユーザからの検索の受付とその結果を生成する機能。ユーザが検索窓にキーワードや自然文を入力すると、サーチャは検索クエリを発行し、インデックスに対して検索を行い、問い合わせにマッチングするコンテンツを絞り込み、アクセス権などあらかじめ設定されたルールを反映した上で結果を表示する。

●管理機能
システムやネットワーク設定、クローラのスケジュール管理、検索ログの取得などを行うことができる。

データ検索ソフトの導入メリットとは?

データ検索ソフトの導入メリットとしては、主に次の3つが挙げられる。
●生産性の向上
データ検索ソフトを導入し、瞬時検索が可能な環境を構築することで、複数個所から最も欲しい情報が1つの画面で表示されるために生産性が向上し、ホワイトカラーの情報検索にかかっている作業時間を低減できることで、人件費の軽減も期待できる。

●知識の共有化
自社内のどこに、どんな情報があるか分からない場合でも、目的の情報を迷わず手に入れることができ、知識の共有化を進めることに繋げることができる。

●ビジネスヒントの獲得
データ検索ソフトでは、入力したキーワードそのものに合致する文書を探し出すだけでなく、キーワードに関連した語句を抽出することで、自分では探すことが難しい情報を見つけ出し、ビジネス上のヒントを得ることができる可能性もある。