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電子メール

電子メールとは、インターネットや専用線を介して、個人間あるいは個人対複数人などの間で、テキストデータ/画像データ/音声データなどをやり取りするための仕組みのこと。実装方式としては、自社にメールサーバを立て、エンドユーザの各PCに電子メールクライアントをインストールして実現する方法のほか、最近ではエンドユーザのPCに電子メールクライアントをインストールすることなく、Webブラウザ経由で電子メールのやり取りをすることができるWebメールも広く利用されている。

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電子メールの基本機能とは?

ここでは特にWebメールについて紹介する。Webメールの提供する機能としては、主に以下の4つが挙げられる。
●メール作成機能
テキストメール/HTMLメールの作成に加え、重要度の高いメールの設定やドラッグ&ドロップによるファイル添付、開封確認通知などの機能が提供されている。

●メール送受信機能
指定した相手に電子メールを送信したり、自分宛の電子メールを受け取ったりする機能で、他にも新着メールの確認や受信メールの自動振り分け、迷惑メールの登録などの機能が提供されている。

●セキュリティ機能
エンドユーザ個々のパスワードの利用期間を設定したり、迷惑メールを防止したりする機能。また誤送信防止機能やエンドユーザのPCにメールを保管しないことなどから、情報漏えい対策としても有効。

●モバイル対応
社内PCからだけでなく、モバイルPCやスマートフォン、タブレット端末からも利用することができる。

電子メールの導入メリットとは?

Webメールを導入するメリットとしては、主に次の2つが挙げられる。
●利便性の向上
社内のPCからだけでなく、社外にいる時でも、モバイルPCやスマートフォン、タブレッ端末を利用してメールの送受信ができることで、エンドユーザの利便性と業務効率を大幅にアップさせることができる。

●セキュリティの確保
クライアントPCにメールデータを残さないことや、誤送信防止機能の利用などによって、社内からの情報漏えいを防止することが可能となる。

●運用負荷の軽減
WebメールではWebブラウザからメールの送受信を行うことができるので、エンドユーザのPCに電子メールクライアントをインストールする必要が無く、またバージョンアップを行うという手間も不要となる。