「Power Automate Desktop」のかんたん解説、Microsoftの無料RPAで何ができる？

1分でRPAのおさらい

　業務効率化や生産性向上を実現するテクノロジーとしてRPAが注目されています。では、RPAとは何を指すのか。ですが、PCなどを用いて行う一連の事務作業を自動化できる「ソフトウェア・ロボット」のことです。

　オフィスでは日々さまざまな事務作業が行われています。例えばExcelなどで作られた発注書のデータを基に、発注システムに手入力やコピー＆ペーストで必要な情報を入力するといった作業です。

　「百聞は一見に然ず」ですので、実際にMicrosoftが提供しているデモを紹介します。こちらを見ていただいた方が、どのようなことができるのかを理解しやすいかと思います。

　いかがでしょうか？　「こんな作業も自動化できるのかな？」と思いませんか？　もともとRPAや業務自動化という分野は、単純かつ定期的な作業を機械に任せることで、労働時間を短縮させ、人間はもっと高度な業務に取り組めるようにすることを目的として発展しているので、「この作業を自動化したい」と思えたら正解だと思います。

　しかし、RPAツールは個人で導入するには非常に高価ですし、使いこなすためにはスキルが必要です。「実際に導入してみたが、思ったように効果が出なかった」という話も聞きます。

　使いやすいツールを無償で利用できれば導入のハードルがぐっと下がり「試してみよう！」となるのではないでしょうか。事前に無償で導入し、RPAツールがどのようなものなのかをご自身で体験でき、業務自動化にどれだけ効果がありそうかを体感できるという点で、Power Automate Desktopの無償提供は大変大きなインパクトのあるニュースだったと思う次第です。

RPA の得意なことと、苦手なこと

　非常に便利に見えるRPAツールですが、万能ではなく、長所と短所があります。具体的には以下のようなことです。

【長所】

• 作業が正確でヒューマンエラーを防げる
• 手作業に比べて、作業スピードが圧倒的に早い
• 人間のように疲れないため、ずっと作業できる

【短所】

• アクシデントや例外に弱い、処理が停止する
• あらかじめ指示されたこと、命令されたことしかできない
• 複雑な処理をするためには他工程の命令を設計し、指示する必要がある

　経験の浅い社員に、業務を切り出して指示を出してあげるシチュエーションをイメージすると理解しやすいかと思います。その人のできそうなことを切り出して、プロセスを明確にして、指示を出してあげるということです。そのため、RPAツールの導入に適した業務は、判断を伴わず、定期的に発生する業務が適していると言えます。

Power Automate Desktopとは

　では、Power Automate Desktopについて紹介します。Power Automate Desktopは、MicrosoftのPowerシリーズである「Power BI」「Power Apps」「Power Virtual Agents」と並ぶ「Power Automate」の一機能として有償で提供されていました。日本語に対応しており、後述する多種多様なアクションを備えたRPAツールです。

　Power Automateの有償プランとして利用する際の価格は、図1の「アテンド型RPAのユーザーごとのプラン」に示してある通りです。

図1　Power Automateの料金（出典：マイクロソフト公式Webサイトより）

　価格面だけで語るのも気が引けますが、この価格で提供されていたRPAツールが無償で使用できるというだけでも大きなインパクトです。ただし、本記事で取り上げているのは、Power Automate Desktopの無償提供が始まったということであり、上記のアテンド型RPAライセンスが無償提供されるというわけではありません。では、次にどんな事ができるのかを説明します。

　Power Automate Desktopのアクション一覧は、変数、条件、ループ、遅延、システム、ファイル、フォルダー、圧縮、UIオートメーション、Web、Webオートメーション、Excel、データベース、メール、Exchange、Outlook、メッセージボックス、マウスとキーボード、クリップボード、テキスト、日時など多岐にわたります。

　これだけ見ても何ができるのかは分かりづらいですよね。上記のアクションの配下に詳細なアクションが存在します。ファイルを例に取ると、以下のようなものがあります。

出典：enpreth「【機能一覧表】Microsoft Power Automate Desktopのアクションまとめ」.https://enpreth.jp/media/microsoft-power-automate-action/,（2021-06-24）

　この一覧を見ると多少イメージが湧きますね。ファイルであれば、「ファイルのコピー」「ファイルの名前を変更する」などが自動化できる事が分かります。これらのアクションを組み合わせて、業務の自動化を行います。フロー（自動化の処理の流れ）を作成する場合には、これらのアクションをドラッグ&ドロップで組み合わせて、必要な情報を追加することにより作成できます。実際の使用方法などは次回以降に紹介させていただきます。

図2　Power Automate Desktopにおけるフロー作成イメージ（出典：日本マイクロソフト公式Webサイトより）

まとめ

　いかがでしたでしょうか？　今回は、RPAの基本といえるお話とPower Automate Desktopの簡単な紹介をさせていただきました。RPAや業務自動化という分野は非常に注目されているものの、導入については少しハードルの高い領域でもあると思います。筆者の私見ですが、RPAは既に効率化が進んでいる組織には導入されつつある一方で、導入効果を期待できる組織であっても、「スキルが足りない」「予算的な問題がある」といった理由で、導入事体がなかなか進まない印象を持っています。

　今回のPower Automate Desktopの無償提供は、「Windows 10」ユーザーのみではあるものの、RPAツール導入の大きなブレークスルーになるのではないかと感じています。政府も推し進めているDX（デジタルトランスフォーメーション）や働き方改革の一助となるのは間違いないのではないでしょうか。

　次回以降は、インストールの方法や、実際の使い方、利用した際の注意点や勘所などをご紹介する予定です。