“脱VPN”で「運用負荷が高まるテレワーク」から脱却できたワケ

　1つ目の問題は、PCの台数が2倍に増えたことだ。同一スペックのPCを社内に1台置き、さらに従業員宅に1台を貸し出して、VPNで社内PCと接続する方式を採っていたためPCの台数は増える一方で、設定や運用管理の手間も増加の一途をたどった。また同一機種のPCにしたつもりでも、購入時期によって個体差があり、ハードウェアの故障対応や従業員宅の作業環境問題の対応、サポートなどに苦慮していた。そもそもVPNで外部から社内システムに接続するに当たって、セキュリティが万全なのかどうかも疑問だったという。

図1　（導入前）テレワーク従業員とVPN経由で社内ネットワークを接続（出典：講演での投影資料）

　このような課題を感じながら2017年に「Active Directory」（AD）サーバを導入して管理強化を務めたが、ADサーバは次第に老朽化していった。AWS上の基幹システムに加えて、オンプレミスのADサーバを運用していたため、サーバルームの維持管理や空調設備、電力コスト、セキュリティ確保にかかるコストなど、さまざまな負担が重くのしかかっていた。

　もう1つの課題は人材難だ。これは中小企業に共通する大きな課題といえるが、年々ITエンジニアの獲得が難しくなっている。野上氏が社内システムの面倒を1人で見ていたが、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークの認証資格管理、契約管理業務などを兼務しており、その分の負担が重くのしかかっていた。外部ベンダーによるサポートが必要だったが、それには相応のコストがかかり、システムの維持、開発コストとは別に多額の費用がかかる。

「Amazon WorkSpaces」で一気に方向転換を図る

　2018年には、AWSの「Amazon WorkSpaces」の導入事例が続々と公開されるようになった。その記事を目にした野上氏は、現状の課題解決につながることを予感した。社内で提案したところ、試験導入が決まり、言い出した野上氏がファーストユーザーとなって、自分自身の環境を全てAmazon WorkSpacesに移行した。

　そして2019年には「AWS Directory Service」の利用を開始した。これが一大転機になった。ADサーバのリプレース手段として外部データセンターへのハウジングも考えていたのだが、基幹システムと同じくAWSのサービスを利用した方が合理的なのは確かだった。基幹システムと同じくAWSのサービスを利用することで、自社でのサーバ運用の負担はなくなる。従業員の自宅と社内ネットワークをVPNで接続する必要もなくなり、管理するPCも従業員当たり1台で済み、管理やサポート負担は低減した。

図2　Amazon WorkSpaces導入、全従業員テレワーク化へのタイムライン（出典：講演での投影資料）

　こうしてVPN経由でのリモート業務をインターネット経由のAmazon WorkSpacesへと移行できた。同社は東京以外にも大阪にも拠点を持つが、拠点間のVPNをこの時期に廃止して、各拠点と在宅など、ロケーションを問わず業務を遂行できる体制が整った。

図3　（導入後）AWS上で基幹システム、ADサーバ、VDIを運用、テレワーク環境ではVPN接続不要（出典：講演での投影資料）

　2020年に緊急事態宣言が発令された時も、このようにリモートの体制ができていたため、スピーディーにテレワークへ移行できた。野上氏はAmazon WorkSpacesの導入効果をこう語る。

　「プリンタ制御や細かいセキュリティ設定が可能で、従来よりも安全に作業できるようになった。また、基幹システムと管理システム、VDIの運用をAWSのサービスにまとめたことで、リスクも特定しやすくなった」

　PCやサーバなどの物理的メンテナンスから解放されたことも大きな効果だ。ユーザーのPCが故障した場合でも、同一スペックのPCを用意しなくても、多少スペックが低くても代替機を調達すれば、簡単に代替環境に移行できる。野上氏は「この方法なら、他業務と情シスを兼務していても、そう負荷が高まることはないだろう」と言う。

　実際に管理工数は3分の1までに減ったといい、従来はPC調達に2週間程度かかっていたのが、PCの立ち上げまでに最速20分、特有の設定をしても1時間かからないようになり、しかも複数台分の作業環境を同時に構築できる。

　注意点としては、「PC1台当たりの利用コストが毎月発生し、PCを購入するコストよりも高く見えること」と、「動画字幕作成や動画編集など、特定の作業においては若干の時間のズレが生じることもある」点を挙げた。月額料金制になることによって、累計すればPCを調達する方が安くなるが、メンテナンスコストと廃棄コストを含めて考えると、得られるメリットは大きいという。またタイムラグについてはネットワーク品質の影響もあるため、業務ごとに試してみて、適性を判断するとよいとアドバイスした。

　今後は、同システムを契約ワーカーに対しても利用を拡大したいとの考えがある。コストを考えるとすぐにとはいかないが、さらなるセキュリティの向上が果たせると同社は考える。

　最後に野上氏は「何よりの成果は従業員の働き方に合わせた、柔軟で安心して働ける環境ができたこと。それにより、従業員の満足度が上がった」とまとめた。