ニュース
» 2021年06月09日 09時15分 公開

IT資産管理のメンドウを「Power Platform」にぶん投げてラクする方法

台帳への登録や定期的な棚卸作業など、まだ面倒な手作業が多く残る資産管理業務。こうした面倒作業をPower Platformを使って自動化し、もっとラクできるフローにする改善術を紹介しよう。

[土肥正弘,ドキュメント工房]
ソントレーゾ 中村亮太氏

 総務部門やIT部門の面倒な仕事の一つにIT機器の資産管理がある。資産管理ツールを用いれば、データを基にした管理は可能だが、機器の登録作業や管理番号と機器を突き合わせ、管理シールを貼ってユーザー部門に配送、定期的な棚卸をして利用状況を確認するといった作業フローには、まだ手作業に頼るところがある。

 固定資産として計上するものは、資産管理台帳に記入し、物品購入や棚卸しの都度、更新する必要があり、組織で管理する機器が多いほど、こうした作業に伴う負荷は高まる。場合によっては1日仕事になることもあるだろう。人的リソースが限られている組織や部門では、コア業務と兼務して対応するケースもあるだろう。

 こんな面倒なことばかりの資産管理業務は、ローコード開発プラットフォーム「Microsoft Power Platform」(以下、Power Platform)に任せて省力化しようと語るのは、ソントレーゾのCTOで、「Microsoft MVP for Business Applicaions」の受賞歴を持つ中村亮太氏(CTO)だ。同氏は「いきなり現状を大きく変革しなくても、業務の流れをしっかり確認し、どこに改善の余地があるかを見出して、できるところから少しずつ変えていけばいい」と言い、Power Platformを活用した資産管理業務の省力化を提案する。

 本稿では、中村氏が提案するPower Platformを活用した資産管理の省力化の方法を紹介する。

まだ手作業の多い資産管理の2つの作業

 資産管理に伴う作業には、「登録作業」と「棚卸作業」の作業がある。

登録作業

 購入申請、承認フローを経て、物品を購入し、納品後に物品情報を資産管理台帳に記録する。その後、台帳の情報を基に管理番号や物品の名称、利用開始日、管理部門などを記したシールを作成し、現物に貼付して利用部署に配送する。資産管理台帳の作成は「Microsoft Excel」や専用システムを利用すればいいが、データ入力やシール貼付、物品配送は手作業になる。

図1 資産管理情報の登録、物品の配送までの流れ(出典:投影資料より)

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

会員登録(無料)

ホワイトペーパーや技術資料、導入事例など、IT導入の課題解決に役立つ資料を簡単に入手できます。