経費精算のデジタル化から始まる「脱目検」「脱自腹」「脱現金」

法改正でも普及しなかったデジタル経費精算、コロナ禍で影響浮き彫り

　紙を介在した業務の電子化は、1998年施行の「電子帳簿保存法」と2005年施行の「e文書法」によって、段階的に進められてきた。

　従来、経費精算に関する書類には原則として7年間の原本保存義務があったため、企業は伝票や取引で受け取った領収書などを紙のまま、資料保存用の倉庫で管理していた。特に大企業においては、日々処理される書類を倉庫に輸送してそれを整理し、管理する人員などのコストが大きな負担となっていた。

　2016年、電子帳簿保存法の改正によって経費関連書類のスキャン保存が可能となった。しかし同法に適用するスキャナーに制限があり、従業員は出社して、領収書の原本を経理部に提出する必要があった。経理部が電子化することで「紙を保存する負担」はなくなったが、社内業務には紙書類のプロセスが残ってしまった。

　この問題を解決するため、2018年に「スキャナー保存の要件」が改正された。受け取った領収書をスマートフォンで撮影し、それを証跡として提出できるようになったのだ。これによって外出先や自宅など、オフィス以外の場所で帳票を電子化できるようになった。経費を建て替えた本人の手元で帳票が電子化されるため、従業員は経費精算のための出社から、経理部門はスキャン作業から解放された。

　以上のように、経費精算の電子化は以前から推し進められていた。それでも2020年、コロナ禍中に「経費精算のための出社」を余儀なくされる企業は出てしまった。

（図1）2020年の緊急事態宣言中にテレワークできたか？（出典：コンカー）

　クラウド経費精算システムを提供するコンカーが2020年に調査した結果によれば、緊急事態宣言下でも出社せざるを得なかった企業は、従業員1000人未満の企業では55％に上る（図1）。テレワークができない理由で最も多かったのは「経費精算、請求書、契約処理などのペーパーワーク」だった。

経費精算のデジタル化が全社的なDXの第一歩になる理由

　経費精算業務のデジタル化は、全社的なDXの第一歩となる。経費精算は全従業員に関わる業務だからだ。特にコロナ禍においては全従業員の感染リスクを低減し、公衆衛生の向上にも貢献できる。さらに通勤時間のロスなく業務に取り掛かれるため、生産性の向上も期待できる。

　レガシー企業のDXが途中で頓挫してしまう理由には「変化への抵抗感」がある。現場は自分にとって大きなメリットがなければ、わざわざ業務プロセスを変えたいと思わないためだ。しかし経費精算はデジタル化によって全社員にメリットがある。これは、全社的なDX推進の弾みとなるだろう。

　経費精算システムの導入は「たかがリモート精算」ではなく、企業変革の突破口になりうる。

経費精算のデジタル化、何から始めてどう進めるか

　それでは、これから経費精算システムを導入検討する企業は、まず何から始めるべきか。

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