コロナ禍こそ“使える”Microsoft Forms　4つの活用シーンとPower Automateとの連携法

　Microsoft FormsのデータをPower Automateで連携させるにはちょっとしたコツが必要だ。Power Automateの処理を作成するときに、Microsoft Formsの「新しい応答が送信されるとき」トリガーに加えて、「応答の詳細を取得する」アクションを設定する必要がある。これによって、フォームに入力されたデータをPower Automateのさまざまな処理で利用できるようになる。サービスの連携と聞くと難しく感じるかもしれないが、このパターンさえ覚えておけば、さまざまな用途で簡単に活用できるようになるだろう。

3．Microsoft Teamsのタブアプリでアンケートを共同作成

　アンケートや申し込みフォームなどを作成する際、複数の関係者と一緒になって作成したい場合もあるだろう。Microsoft TeamsのチームのチャネルでタブアプリとしてもMicrosoft Formsを利用でき、タブから作成されたフォームは自動的にチームのメンバーに共有される。

Microsoft FormsもMicrosoft Teamsのタブとして利用できる（資料提供：内田洋行）

　設問や項目のレビューや共同作業が容易となるほか、フォームから送信された結果にもすぐにメンバー全員と共有できる。これによってアンケートの結果をまとめて後からメールで共有するといった手間は不要になる。これまでは、後から担当者がアンケートの回答を整理して関係者に共有するといった作業を伴っていたが、それでは結果が共有されるまでに数時間から数日間の時間を要する。Microsoft TeamsとMicrosoft Formsを組み合わせることで、結果をリアルタイムに共有でき、すぐにチームで行動に移せることで業務の効率化につながる。

4．メールベースだった情報共有をFormsで

　Microsoft Formsのフォームでは、回答者が資料をアップロードして送信するといったこともできる。筆者の社内では、必要な情報をメールの本文に書き、資料を添付して担当者に送信するといった業務がある。しかし、従業員の不備や見落としによってメールに記載されるべき情報が漏れたり、書き方が統一されておらず確認に時間がかかってしまったりといった課題があった。そこでメールではなくMicrosoft Formsを利用することにした。

資料の提出に必要な項目を入力させながら、同時にファイルもアップロードしてもらえる（資料提供：内田洋行）

　それによって情報の伝達漏れもなくなり、さらには情報の送信者側も何を記入し送ればいいかを調べる手間もなくなった。さらにPower Automateと連携することで、送信されたデータやファイルをSharePoint Onlineに整理、保存し、関係者へ自動通知するといった仕組みも実現した。業務の中には、非効率なやり方を続けているものもあるかもしれない。このように、メールでやりとりしていたこともMicrosoft Formsに置き換えられるものもある。すぐに取り掛かれる業務改善の最初の一歩として、Microsoft Formsの活用は効果的であると筆者は思う。

Power Appsとの使い分け

　Microsoft Formsを業務アプリのように利用できるとなると、Power Appsで作成するアプリとの違いや使い分けが気になる人もいるかもしれない。Power Appsで作成したアプリもMicrosoft Formsと同様に、入力フォームから送信されたデータをSharePointに保存することは可能だからだ。

　Microsoft Formsを選択するメリットは大きくは2つあると筆者は考える。1つ目は、フォームの作成がPower Appsに比べて簡単であるという点だ。もちろん、Power Appsを利用することで入力値のチェックなど細かな設定をフォームに組み込むことができるが、そうした使い勝手よりも簡単に作成できることが重視される場面もあるだろう。2つ目は、社外の不特定のユーザーに対してフォームを提供できる点だ。代表的な利用例であるアンケートのように、社外からも回答を集めたい場合はMicrosoft Formsを利用することになる。

　Microsoft Formsは機能が分かりやすく、利用も簡単だ。簡単なアンケートや申し込みフォームであれば、すぐに作成、利用できる。こうした簡単さはユーザーにとって何よりのメリットとなるだろう。さらに、Power Automateと連携させることで、簡単な業務アプリのように利用することも可能だ。そうしたフォームや連携処理の作成はブラウザでの操作だけで済む。

　フォームに入力されたデータを処理するという動作は、業務アプリの基本的な動作だ。そうした基本的で簡単な業務アプリであっても、これまでの業務をより効率化できる可能性は大いにある。Microsoft 365のライセンスに含まれており、誰もが簡単に利用できるMicrosoft Formsを起点に、身近な業務の改善や効率化を検討してみるのも良いだろう。

　本連載を通じてMicrosoft 365の機能や利用方法を紹介してきた。Microsoft 365には数多くの機能があり、使い方も簡単なものが多い。アプリを知ってさえいれば簡単に利用できるのが近ごろのクラウドサービスの特徴であるように思う。まずは、Microsoft 365の機能に興味を持ち、知って、そして、実際に少しでも触ってみてほしい。そうした少しのチャレンジが業務の改善や効率化につながるだろう。今回の連載がそうした契機となれば幸いだ。