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» 2021年01月15日 07時00分 公開

Microsoft 365 Appsで“映える”資料を作るには? 今すぐ役立つ3つの支援機能

Microsoft 365に含まれるMicrosoft 365 Appsは、単にWordやExcel、PowerPointなどのOfficeツールを詰め込んだものではない。Microsoft 365ならではの機能が盛り込まれており、見栄えの良い資料を効率的かつ簡単に作成できる。連載第2回では、それらの機能を一つ一つ解説する。

[太田浩史,内田洋行]

 「Microsoft 365」は多様な製品群から構成されるツールだけに「聞いたことはあるが、業務で使ったことはない」というツールやサービスもあるだろう。せっかく予算を投じて契約しているのであれば、ライセンス料金に見合った活用をしたいところだ。本連載は「Microsoft 365を使い倒せ!」と題し、全5回を通して費用に見合った効果に結び付けるための活用法やツールの機能の詳細などを解説する。

著者プロフィール:太田浩史(内田洋行 ネットワークビジネス推進部)

2010年に内田洋行でOffice 365(Office 365の前進であるBPOS)の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。


 Microsoft 365は数多くのツールやサービスから成るスイート製品だが、ツールの中でも、日常の業務で多くの時間を共にするのが「Microsoft PowerPoint」や「Microsoft Word」「Microsoft Excel」などのOfficeツールだろう。

 Microsoft 365のプランには「Microsoft 365 Apps」の名称でWord、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNoteなどが含まれている。単に従来のOfficeがMicrosoft 365のライセンスに含まれただけではなく、Microsoft 365の利便性を高め、より効果的にクラウドサービスを利用できるように最適化されたOfficeとして提供されている。

 Microsoft 365 Appsには、企業向けのボリュームライセンス「Microsoft Office 2019 Professional Plus」では利用できない機能も数多く追加されている。連載2回目となる本稿では、Microsoft 365 Appsならではの機能を紹介する。

Microsoft 365 Appsの機能の更新頻度

 Microsoft 365 Appsが従来のOfficeと大きく異なる点は、サブスクリプションでの提供によってユーザーが常に最新のバージョンを利用できる点にある。過去のOfficeのバージョンは2013、2016、2019のように3年おきに新しいバージョンが登場し、その機能を利用するにはライセンスを買い替えてバージョンアップするほかになかった。Microsoft 365 Appsでは毎月のようにアップデートが提供されており、新機能が含まれることもある。そしてその中には、Microsoft 365 Appsでしか利用できない機能も含まれている。

 一方で、ユーザー側の都合により、頻繁なアップデートを望まない場合もあるだろう。Microsoft 365 Appsは、各企業のIT管理者がアップデートの頻度を選択できるよう、「最新チャネル」「月次エンタープライズチャネル」「半期エンタープライズチャネル」といった更新チャネルを用意している。適用されている更新チャネルによっては、本稿で紹介する機能が使えない場合もあるため、あらかじめご了承いただきたい。

図1 更新チャネルによる追加機能の更新頻度の違い(資料提供:内田洋行)

Microsoft 365 Appsならではの3つの支援機能

 Microsoft 365 Appsは、Officeのような資料作成ツールを備えるだけではなく、「Microsoft SharePoint Online」や「OneDrive for Business」「Microsoft Teams」などのクラウドサービスと連携し、メンバーとの共同作業や、過去に作成した資料を検索して再利用することもできる。Microsoft 365 Appsの機能を次の3つに分けて解説する。

1.資料作成に関する支援機能

2.共同作業に関する支援機能

3.資料の再利用に関する支援機能

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