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» 2021年01月14日 08時00分 公開

会議の実施状況とIT活用(2020年12月)/後編

コロナ禍によるテレワーク対応などが始まってからおよそ1年。会議の実施状況はどう変化しているのだろうか。以前よりも具体化した会議に関する不満などに焦点を当て紹介したい。

[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2020年12月9日〜23日にわたり「会議の実施状況」に関する調査を実施した。全回答者数145人のうち、情報システム部門が26.2%、製造・生産部門が20.7%、経営者・経営企あ画部門が10.3%、営業・販売部門が9.7%と続く内訳であった。

 今回はコロナ影響によってリモート中心に変化しつつある“ニューノーマル時代”の会議について、1週間に出席する会議数や平均出席者数などの実態や運用で不満や課題に感じる点を調査。その結果、2020年1月に行ったコロナ以前の前回調査時と比較して、会議がリモートを中心に短時間かつ少人数で行われる形式に変化しつつあることなど明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

コロナ禍以前と比較して会議は短時間かつ少人数に ただし会議数は増加

 前編ではコロナ禍で会議はどう変化したのかを調査した。後編ではニューノーマル時代の会議について実態や課題の調査結果を紹介したい。

 はじめに、現在の1週間当たりの会議数を調査したところ「週2〜4回」が33.3%、「週1回」が29.9%、「週5〜7回」が12.5%と続き、会議1回の平均時間は「30分以上、1時間未満」が49.3%、「1時間以上、2時間未満」が34.0%、「〜30分」が9.7%となった(図1)。また会議への平均出席者数は「6〜10人」が最も多く43.8%、次いで「4~5人」が36.1%、「2~3人」9.7%、「11~15人」7.6%と続いた(図2)。

図1:1週間に出席する会議数
図2:会議への平均出席者数

 この結果を2020年1月の同調査と比較すると、会議は短時間かつ少人数開催に変化しつつある一方、会議の数が増加傾向にあることが分かった。例えば、1週間に出席する会議数についてはコロナ影響を受けていない2020年1月調査時では「週5回以上」が23.7%、「週8回以上」では11.9%だったが、今回の調査では「週5回以上」が31.3%、「週8回以上」が18.1%とそれぞれ7.6ポイント、6.2ポイントと増加した。

 同様に会議1回の平均時間については「1時間未満」が前年より9.9ポイント、会議への平均出席者数では「5人以下」が5.6ポイントとそれぞれ増加しており、遠隔会議が主流となったことで従来の対面型会議とは明らかに違った会議形態に変化しているようだ。

圧倒的不満第1位「長時間会議」を防ぐ遠隔会議術とは

 遠隔会議の増加を背景に会議が短時間かつ少人数化してきている。前編で自社会議についての不満1位が「1回当たりの会議時間が長い」であったことからも、まだまだ企業における“長時間会議”における課題は大きいと見ていいだろう。長時間会議を防止するため、遠隔会議では創意工夫をしているユーザーも少なくない。フリーコメントでも多く意見が寄せられていた。

 例えば、遠隔会議によって長時間会議を防ぐことができた事例として「Outlookのスケジュール作成時にデフォルト30分に設定する」や「時間を決めて開催しているのと次予定が入っているので終わらせる必要もある」など、時間設定をはじめから明確にした上で会議システムと連動させておくといった運用のアイディアがあった。他にも「社内説明会など長時間に及ぶものは録画データを残して後程閲覧可能にする」といったツールの活用例も挙げられた。

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