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» 2021年01月06日 07時00分 公開

Teamsを使い倒せ これでZoomを追い抜くか? 知っておきたい6つの追加機能

コロナ禍でWeb会議の実施数は大幅な伸びを見せ、コラボレーションツールの利用も進んだ。Microsoft 365に含まれる「Microsoft Teams」もそのうちの一つだ。2020年にMicosoftはTeamsの機能強化を発表した。そのアップデート内容を一つ一つ見ていく。

[太田浩史,内田洋行]

 Microsoftのオフィススイート「Microsoft 365」は、「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」といったオフィスツールをはじめ、「Microsoft Teams」(以下、Teams)などに代表されるスイートサービス、「Power Platform」などのローコード開発ツール、「MyAnalytics」などの活動分析ツールなどから成る。

 多様な製品群から構成されるツールだけに「聞いたことはあるが、業務で使ったことはない」というツールやサービスもあるだろう。また、次々と追加される新機能を追いきれず、追加されたことに気が付いていない機能もあるかもしれない。せっかく予算を投じて契約しているのであれば、ライセンス料金に見合った活用をしたいところだ。本連載は「Microsoft 365を使い倒せ!」と題し、全5回を通して費用に見合った効果に結び付けるための活用法やツールの機能の詳細などを解説する。

著者プロフィール:太田浩史(内田洋行 ネットワークビジネス推進部)

2010年に内田洋行でOffice 365(Office 365の前進であるBPOS)の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。


 2020年は私たちの働き方を大きく変えざるを得ない年となった。オフィスで仕事をし、会議室に集まって会議をするというこれまで当り前だった働き方が変わろうとしている。首都圏を中心に、在宅勤務やテレワークに取り組む企業が増え、クラウドサービスなどを利用したファイル共有やチャットでのコミュニケーション、社内だけではなく顧客や外部パートナー企業などともWeb会議による打ち合わせが当り前になった。

 世界中でTeamsの需要が増加し、Microsoftの発表によれば、2020年10月には1日当たりのアクティブユーザー数が1億1500万人を突破したという。Microsoftがユーザー数を伸ばす傍らで、チャットツールの「Slack」、Web会議ツールの「Zoom」といった強力なライバルも存在する。

 こうした中でTeamsの強みを伸ばすためにも、Microsoftは新機能を追加し続けている。第1回は、2020年に追加された新機能を振り返りながら、今後のTeamsの進化の方向性を考えてみたい。

成長と進化を続けるMicrosoft Teams

COVID-19対策により増加するWeb会議

 テレワークシフトによってWeb会議の実施数は増加傾向にある。筆者が所属する内田洋行においても、東京都が活動自粛を要請した2020年3月25日の翌週からWeb会議の数は倍増した。緊急事態宣言の発令後は出社率が1割程度にまで下がった影響もあってか、さらに10倍に増加した。その後、感染者数の推移に応じて出社率はわずかに戻ってはいるものの、Web会議を利用した会議スタイルは完全に定着しているように見える。

内田洋行におけるCOVID-19の影響による会議形態の量的変化

 Web会議の増加により出番が増えたTeamsだが、強みとしている点は、Web会議そのものだけではなく、会議前や会議後の情報共有やコミュニケーションなど、会議のライフサイクルに必要な機能を包括的に有している点ではないかと筆者は考える。

Microsoft Teams を利用した会議のライフサイクル

 会議前にはチャットを利用して事前調整したり、それまでの経緯を把握したりできる。会議に必要な資料も事前に共有でき、Officeと連携した共同作業機能を使えば共有されたファイルを他のメンバーと共同編集することもできる。会議中には議事メモを作成し、必要に応じて動画をアーカイブとして残し、参加できなかったメンバーと共有することも可能だ。必要があれば会議後にもチャットを利用して他の出席者と議論をさらに深めることもできる。

2020年に追加された6つの新機能と今後のロードマップまとめ

 Teamsはリリース当初よりWeb会議機能を備えていたが、Zoomという強力なライバルに機能や使い勝手で劣る部分があったことは否定できない。しかしその差を埋め、強みを伸ばすために、2020年に数多くの新機能が追加された。それらの機能を一つ一つ見ていこう。

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