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» 2020年10月23日 06時00分 公開

Teams電話の仕組み、費用は? 大代表、部門代表電話を自宅で受ける方法を解説代表電話をアプリで受信

在宅勤務を標準とする企業が増える中、「会社の所在地に固定された電話とFAXを誰にお守りをさせるか」は各企業で大きな問題となっている。「出社できないので、全ての会社宛ての電話とFAX、部長の自宅に転送でいいですか?」とならないように、今からテレワークでの「電話」運用体制を整理しておこう。

[キーマンズネット]

 緊急事態宣言が発出され、多くの企業がテレワークへと移行した。事前にテレワーク環境を整備していなかった企業はドタバタで暫定的にテレワーク環境を整えたことだろう。今後は第二波、第三波に警戒しつつ、オフィスでなくても業務を遂行できる環境を整えていく必要がある。

会社(物理)の所在地に固定された電話とFAX、誰がお守りをするか

 従業員をテレワークに移行させる際に、問題になったのが「会社の電話とFAXをどうするか」だ。IT全盛の21世紀においても、いまだに顧客とのコミュニケーション接点として電話とFAXは重要な要素となっている。

 ただ、会社の電話とFAXはオフィスという場所に縛られたもののため、対応が問題になった。「会社の電話は留守番設定にして、既存の顧客には従業員個人の携帯電話番号を伝える」という方法を採った企業もあるだろう。FAXについては、従業員の誰かが持ち回りでオフィスに出社して処理するといったアナログな方法を取った企業もあるだろう。テレワークでも自宅から会社の電話の受発信ができ、FAXを自宅PCから送受信できたりするようになればテレワークはもっと効率がよくなる野ではないだろうか。

 実は会社の電話やFAXをテレワーク中の自宅などで利用する方法は幾つかあるが、本稿では「Microsoft Teams」(以下Teams)に一括して集約する方法を紹介していく。

Teamsは「03」「06」などの市外局番付きの番号の電話回線を使える

 Teamsは企業向けのチャットシステムと思われがちだが、実は非常に広範囲な機能を持つ「ワーキングハブサービス」ともいえる機能を持つ。例えば、オンライン会議機能や1対1の電話機能、ユーザーの予定表など、追加のアプリを導入することでさまざまな機能が追加できる。特に「Microsoft 365」の電子メール(「Exchanageサービス」)、クラウドストレージ(「OneDrive」)、オフィスウィート類との連携を前提とした設計になっていることから、それらを組み合わせて利用したときの利便性が高い。

 最近は、複数のサービスを連携して自動的にさまざまな業務処理を実行するRPA(Robotic Process Automation)機能、CRMで有名な「Salesforce」との連携、Microsoftのクラウドサービス「Azure」が持つ高度なAI(人工知能)機能との連携機能が提供されている。カスタムアプリを構築できるため、社内のデータベースや業務システムとの連携も可能だ。

01 Teamsは仕事のコミュニケーション ハブとしての機能も期待できるアプリケーションだ。ビジネスチャットだけでなく、Outlookの電子メールや予定表などとも連携しているため、Teamsを立ち上げておけば、仕事関連のコミュニケーションがまとめて管理できる。他のアプリケーションを立ち上げたり画面を切り替えたりといった煩雑な操作が不要だ

 Teamsには、標準でPCやスマートフォン(データ通信機能)を使ったIP電話機能がある。しかしIP電話はインターネット通話網だけに閉じたものなので、既存の03や06番号(0ABJ番号)などの電話との連携はできなかった。米国ではTeamsを使ったクラウドPBX機能などが提供されていたため、日本国内での提供も期待されていたが、通信キャリアとの連携や日本国内の法令の問題などがありなかなか実現しなかったという位事情もある。

02 Teamsの通話機能を使えばTeamsユーザーとのテレビ電話やオンライン会議も可能だ。実はTeamsの管理設定をしておけばSkypeユーザーとの通話も可能だ
03 Teamsのクラウド機能を利用すれば外線機能がなくてもTeamsユーザー間のボイスメール機能を標準で利用できる

 こうした状況を変えたのが2019年6月のソフトバンクと日本マイクロソフトの提携だ。両社の提携によってTeamsから通常の電話回線の通話を扱えるようになった。ソフトバンクはTeamsの電話機能を「UniTalk」という名称で提供している。UniTalkはソフトバンクの通信網とTeamsのクラウドサーバを接続するサービスで、03や06などの市外局番から始まる電話番号を使ってTeamsのユーザーと通話したり、Teamsのユーザーが会社の番号で外信をかけられるようになった。ソフトバンクの発表後、NTTドコモ、KDDI、NTTコミュニケーションズなども次々とTeamsでの電話機能のサポートを発表したため、通話サービスの選択肢は広い。

 今までもクラウドPBXを使ったIP電話システムは幾つか存在した。だがそれらは、既存の会社の電話番号が使えなかったり、電話番号がIP電話の050番号が割り当てられたりと、会社の代表電話にするにはやや問題がある仕様だった。

 またスマートフォンなどを支給してその電話番号を業務で利用する運用も考えられるが、何か問題が発生したときに特定の個人としか連絡がつかない点が問題となりやすい。業務の属人化につながりやすく、担当者が病気や事故、休暇などで連絡が付かなくなった際のリスクヘッジが難しくなる。退職した従業員の社給スマートフォンの再利用も問題になるだろう。

 こうした問題を考慮すれば、オフィスのように部署ごとの代表番号を割り当て、そこに電話を転送するような機能が必要だろう。さらにテレワークで都合が良いのが、Teams自体がクラウドサービスとして提供されるため、ユーザー企業が新たにハードウェア(IP-PBX用の交換機器)を導入したり、大容量インターネット回線を新規導入したりする必要がない点だ。これらについては、サービス提供元の日本マイクロソフトと通信キャリア側が品質を保証する。

代表番号の固定電話のために出社はいつまで必要? 固定電話の番号をTeams通話に持ち込むには

 ここからはTeamsのクラウドPBX機能を提供したNTTコミュニケーションズのサービスを例に、導入方法やコスト、運用方法などを紹介しいく。

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