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» 2020年10月15日 07時00分 公開

名刺管理ツールの利用状況(2020年)/前編

時節柄、対面での商談や打ち合わせがオンラインに切り替わるケースもある中で、名刺情報の管理はどのようにしているのだろうか。名刺管理方法と名刺交換の今をアンケート結果から探る。

[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2020年9月14日〜10月2日にわたり、「名刺管理ツールの利用状況」に関する調査を実施した。全回答者数158人のうち情報システム部門が27.2%、製造・生産部門が20.9%、営業・販売・営業企画部門が11.4%、経営者・経営企画部門が8.2%などと続く内訳であった。

 今回は名刺の「現在の管理方法」や「管理ツールの企業導入への希望」「オンライン打ち合わせ時の名刺交換方法」など、名刺管理方法やツールの利用状況を把握するための質問を展開。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

名刺の企業管理は2割弱、約6割が名刺フォルダでの物理的な個人管理

 まず、現在の名刺の管理方法を聞いたところ「名刺フォルダで物理的に個人管理している」が58.2%、「スマートフォンアプリを使って個人管理している」が20.9%、「会社で導入している名刺管理ツールで管理している」が15.2%と続いた(図1)。

図1 どのように名刺を管理しているか(n=158)

 まとめると全体の79.1%が名刺を個人で管理していることになり、その中でも名刺フォルダなどで物理的に管理している割合が高いことが分かる。

 対して、「会社で導入している名刺管理ツールで管理している」とした回答者に会社で管理している理由について尋ねたところ「顧客データを効率的に管理するため」「顧客情報を社内もしくは部署内で共有するため」「名刺の紛失などにより営業の機会損失を防ぐため」の順に高く、名刺を重要な顧客データとして戦略的に管理・活用しようとする方針が見て取れた。

ついやってしまいがち!? 「オンライン名刺交換」での失敗談

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、取引先との商談や打ち合わせなどをオンラインで実施するケースも珍しくなくなった。オンラインでの打ち合わせは対面とは勝手が異なる。初対面の取引先担当者などとの打ち合わせの際、対面会議ではまず名刺交換から始まるのが常識だった。しかし、オンライン打ち合わせとなると対面とは進め方なども変わってくる。どのように名刺情報を交換すればよいのか、迷う人もいるだろう。そこで、オンライン打ち合わせ時の名刺情報の交換をどのようにしているかをアンケート回答者全員に尋ねた。

 最も多かったのが、「自己紹介の際に口頭で相手の情報を聞きメモして控えておく」44.9%、次いで「打ち合わせ前後にメールで名刺情報を共有」32.3%などが上位に挙がった(図2)。

図2 オンライン打ち合わせ時の名刺交換方法(n=158)

 オンラインでの商談、打ち合わせでは名刺を物理的に交換することができないため、「タイトル、部署名などを聞き忘れた」「名刺情報はメモしたが、顔と名前が一致しない」などといったことも起こり得る。次にオンライン打ち合わせでの名刺情報の交換にまつわるトラブルを尋ねた。以下に、読者が経験した“オンライン名刺交換”のトラブルや問題を幾つか挙げた。

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