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» 2020年10月12日 06時00分 公開

改正電子帳簿保存法を徹底解説 クラウドサービス選定のポイント

新たに施行された改正電子帳簿保存法は、何が変わり企業にどう影響するのか――。改めて要点を解説する。

[吉村哲樹,キーマンズネット]

 2020年10月1日、改正電子帳簿保存法が施行された。電子帳簿保存法はこれまでもたびたび改正を繰り返しており、そのたびに規制緩和が進められてきたが、今回の2020年改正は特に企業の経理システムに大きな影響を与える改正として、IT業界でも注目が集まっていた。

 電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子データ保存を認め、そのためのルールを定めた法律である。1998年に初めて施行された当初は、会計システムによって生成された帳簿データや決算データなどを、紙の帳簿と同様に国税関係帳簿書類として電子保存できることを正式に認めた法律だった。その後、2005年に領収書や請求書など紙の証憑類をスキャナー保存したものも認められるようになり、さらに2016年以降は金額の上限が撤廃されたり(3万円以上も対象に)、スマホによる撮影データも保存可能となったりと、段階的に電子保存の対象を広げてきた。

国税関係帳簿書類と電子データ保存の関係(図版提供:ROBOTPAYMENT)

 今回の改正で電子帳簿保存法はどう変わるのか。紙やハンコの問題から生ずる経理の働き方に関する課題の顕在化を目的とした「日本の経理をもっと自由に」プロジェクトを先導するROBOTPAYMENTの藤田豪人氏(フィナンシャルクラウド事業部長)に取材した。

電子帳簿保存法の2020年改正はなぜ注目を集めているのか?

 2016年の改正により、領収書をスマホで撮影した写真データが電子保存の対象として認められるようになったことで、経費精算業務のペーパレス化の可能性が一気に広がった。実際のところ、この規制緩和の後に、領収書の撮影データを取り込んで自動的にその内容を読み取り、経費申請を自動処理するクラウドサービスが複数立ち上がり、これらを導入して経費精算業務のペーパーレス化・効率化を実現する企業も出てきた。

 一方、近年では国の後押しもあり、スマホ決済やQRコード決済をはじめとするキャッシュレス決済が普及しつつある。キャッシュレス決済では利用明細が電子データとして後日提供されるため、その場で紙の領収書を受け取る必要は一般的にはない。しかし経費として申請するためには領収書の撮影データが必要になるため、これまではわざわざその場で紙の領収書を発行してもらい、それをスマホで撮影してデータをアップロードしなければならなかった。

 こうした制約を取り払い、利用明細データをそのまま領収書として扱えるよう規制緩和を行ったのが、今回の電子帳簿保存法改正の趣旨だ。

改正電帳法で変わること、その1(図版提供:ROBOTPAYMENT)

 例えば、会社が従業員に支給するコーポレートカードを使って従業員が経費のキャッシュレス決済を行った場合、カード会社のウェブサイトで表示される請求書がそのまま証憑として認められるようになる。これまでのように別途領収書を発行してもらい、それに署名して撮影し、さらにタイムスタンプを付与してといった手続きが不要になるため、「経理業務のペーパレス化や効率化への道が一気に開けるのではないか」との期待が集まっている。

改正電帳法で変わること、その2(図版提供:ROBOTPAYMENT)

経費精算業務の完全ペーパーレス化が可能に?

 経費精算と同様に、今回の法改正による業務効率化が期待されているのが、取引先企業との請求書や領収書などのやりとりだ。近年では電子商取引のインフラが普及してきたこともあり、企業間でやりとりされる請求書や領収書などの帳票類も電子化されることが多くなった。

 藤田氏によると、これまでの電子帳簿保存法においては、これらのデータを電子保存するには、データを受け取った側が必ずタイムスタンプを付与し、データが改ざんされていないことを証明する必要があった。このことが負担となり、請求書や領収書の電子保存になかなか踏み切れなかった企業も多かったという。

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