気が付けば“会話の渋滞”に……Web会議の「誰が何を言ってるのか分からない」を回避する解決技

　新型コロナウイルス感染症（COVID-19）による影響で、対面会議がWeb会議に切り替わるといったケースも見られますが、本稿ではWeb会議を快適かつスムーズに実施するための解決技を紹介します。第3回は、参加人数ごとの適したWeb会議を実施する「レベル★★★」の解決技です。

何でもWeb会議にすると失敗するわけ

従業員A：今日の営業会議、人数多かったな。10人ぐらいはいたんじゃないか。

従業員B：うん。それでタイミングを見て発言しようと思っていたけど、それぞれが話し出して会話が混線して、気が付いたら話す機会を逃してしまったよ。

従業員A：かと言って割り込むと、他の人と発言がかぶるしね。

従業員B：逆に、誰からしゃべるんだよ……の沈黙もつらいというか。

　テレワークへの移行に伴い、リアルなコミュニケーションの代替手段としてWeb会議を実施するケースも見られます。しかしながら、Web会議ツールの操作にも慣れ、参加することはできても、「Web会議独特のあの空気感にはなかなか慣れない」という声も聞きます。

　それは当然です。顔を合わせての対面会議と、顔は見えていても画面越しのWeb会議とではそれぞれで空気感も異なり、画面の向こう側にいる人にカメラを見ながら発言することに緊張してしまうなど、対面会議と同じような感覚ではないでしょう。

　例えば、対面で実施していたメンバー7人ほどの営業企画会議。これまではスムーズに進行していた会議も、Web会議になると複数人が同時に話すことが難しく、発言するタイミングを待つ必要もあるため、ディスカッションなどがしづらくなります。参加者の反応も分かりづらく、会議自体がぎくしゃくするといったことも。

　Web会議を円滑に進めるためには、参加人数ごとに適した会議形式があります。Web会議をスムーズに進行させるには、「Web会議の運営ガイドライン」を社内で共有することをおすすめします。以降で、スムーズなWeb会議にするコツを紹介します。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.