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» 2020年09月03日 06時00分 公開

経費精算システムの利用状況(2020年)/前編

経費精算システムの満足度を調査したところ、やや不満が増加。紙とシステムの中間運用の企業では申請タイミングが遅れやすい傾向や、在宅勤務になった結果、出社する必要に迫られるという不思議な状況も見えてきた。

[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2020年8月10〜26日にわたり、「経費精算システムの利用状況」に関する調査を実施した。全回答者数66人のうち製造・生産部門が27.3%、情報システム部門が21.2%、営業・販売・営業企画部門が12.1%、経営者・経営企画部門が10.6%などと続く内訳であった。

 今回は経費精算の「方法」や「タイミング」、現状の経費精算手続きについての「満足度」や「システム選定時の重視ポイント」など、企業で日常的に発生する経費精算業務の実態を調査。その結果、経費精算システムの利用が65.2%と過半数である一方、申請書や領収書原本など紙文書を使った申請も併用する割合が50.0%存在していることなどが分かった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

システム利用は65.2%、Excel帳票の利用者は申請をまとめる傾向も

 はじめに企業での経費精算方法について聞いたところ「経費精算システムで申請し、領収書と併せて書類を提出する」45.5%、「経費精算システムで申請し、領収書のスキャンデータや画像データと原本の両方を提出する」19.7%、「所定の用紙に手書きで記入し、領収書と併せて申請する」16.7%などが上位に続いた(図1)。これらの結果を整理すると経費精算システムを利用した申請が65.2%と過半数である一方、申請書や領収書原本を含め一部でも紙文書を使った申請がされているケースも50.0%と半数存在していることになる。

 関連して次に経費精算を実施するタイミングを聞いたところ、全体の7割が「経費が発生したタイミング」と回答し、次いで「締め日近くにまとめて」が24.2%となった。この結果について前述の経費精算方法との関係性を見てみると、経費精算システムを利用するケースでは「経費が発生したタイミング」で申請する割合が高く、Excelや申請書類などへの記入や提出が絡むケースでは「締め日近くにまとめて」申請する割合が高い傾向が見て取れた。

図1  図1 経費精算方法

在宅勤務のために出勤? 「出社が前提のオペレーション」への不満が増加

 続いて、現在の経費精算手続きについての満足度を聞いたところ「とても満足」が4.5%、「まあ満足」が48.5%、「やや不満」が33.3%、「とても不満」が13.6%となり、まとめると全体で「満足」が53.0%、「不満」が46.9%と拮抗する結果となった(図2)。これを2019年7月に実施した同様の調査と比較したところ、満足度が10.2ポイント減少しており、反対に「とても不満」とする割合が5.1ポイント増加していた。今回はサンプル数が少なかったことから正確な比較は難しいが、不満の割合が高まっている可能性がある。

図2 図2 満足度

 そこで調査では主に「不満」と回答した方に、その理由を聞いた。すると、大規模かつ長期間の在宅勤務を想定しない運用ルールを変更できず、何とも不条理な作業を強いられる状況が明らかになった。

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