「赤裸々な姿でテレワーク」も……読者が答えたテレワークの服装、マナーにまつわる“みんなの常識”とは：緊急調査：COVID-19のテレワーク環境を振り返る（5）

　そこで、Web会議時のカメラの設定について尋ねたところ、「Web会議時は常時オフ」41.1％、「Web会議時は常時オン」29.5％、「社内会議時はオフ、社外の人を交えた会議ではオン」12.6％となった（図3）。

図3　Web会議時のカメラの設定（n=491）

　前項でWeb会議時のみオフィスカジュアルやスーツと回答した人が17.3％いたことからも、関係者が社内のメンバーであるか社外のメンバーであるかによってカメラの設定を変えているようだ。

　特に相手との関係構築は、相づちやリアクション、そぶりといった視覚的な情報から得る印象も大きく関連する。社外の人とも円滑な関係を築くために社外の人を交えた会議ではカメラをオンにする割合が高かったのだと考えられる。

　またカメラをオフにしている理由としては、フリーコメントで「自宅の背景が映りこむ」「普段着での仕事のため」「顔を映す必要がないから」といった声もあり、プライベート保護の観点からあえてオフにしているケースもあった。

　他にも「ネットワークパフォーマンスの低下を回避するため」「社内セキュリティポリシーや情報漏えい対策によりオフになっている」など通信回線への影響を極力小さくしたり、背景の映り込みによる情報漏えいを危惧したセキュリティ対策としてカメラオフの運用を義務付けているケースも見られた。

「都合の悪い時だけ、つながらない」テレワーク会議“4大”トラブル事例

　最後に、Webでの打ち合わせや会議においてマナーやエチケットに関する問題やトラブルなどの事例をフリーコメントで聞いたところ、全体的におおよそ4つの問題に分けられる。

　1つ目はWeb会議時の「音声」についてのトラブルだ。「犬の鳴き声、子供の泣き声など結構大きめの家庭音が入ってしまう人がいる」「相手のITスキルにもよるが、ハウリングがひどく、聞き取れず、内容が全然伝わってこない場合がある」「全国会議で、マイクをOFFにしているつもりで談笑している参加者の声や、大きなため息が、全体に伝わってしまった」などが挙がり、発言時以外はミュート機能を使用するなどのルール設定と運用の徹底を促すなどの対策が重要だろう。

　2つ目は「遅刻」に関するトラブルで「接続に時間のかかる人がいると開始が遅れる」「事前に説明やサポートが全くなく、初回はなかなか接続できない」などがあった。対面での会議とは異なり、指定された会議室に行けば会議が始まるわけではない。ネットワークや端末の設定状況の確認やマイクやイヤフォンの準備など、これまで以上に注意を払う必要がありそうだ。

　3つ目は「通信」についてで「電子レンジが動くと接続が切れる人がいて、そのたびに会議が中断する」「ネットワークの都合などで会議資料の共有に支障が出ることがあるため、代替手段を考えておく必要あり」といった事例が寄せられた。第4回の「ネットワーク編」の記事では、家庭やマンションなど同じ建物内でテレワーク実施者が増加したことによりネットワークパフォーマンスに影響が生じた事例を紹介したが、こうした自宅の環境によって接続状況が安定しないケースがあるということも意識する必要があるだろう。

　4つ目は会議の「ファシリテーション」についてで、「回線状況による遅れによって会話が重なる場面があるので、主催者がうまく回す必要がある」「おしゃべりな人が勝手にしゃべり、自分の意見が言いにくい」などが挙げられた。特にWeb会議の性質上、一度に複数名が発話すると聞き取れなくなるため、会議開催者などの議長が発言者を指定するなど、仕切り役が必要になりそうだ。また前項で触れたように社内会議ではカメラをオフにしているケースもあり「発言している人が不明瞭」といった問題も生じやすい。発言時には自身の名前を宣言することを義務付けるなど、Web会議独自のルールを設けることも、スムーズに運用する秘訣（ひけつ）になりそうだ。

　他にも「都合の悪いとき、急に音声がつながらないと言い出す人がいる」「会議室にいる参加者とテレワーカーとのWeb会議は、会議室側がテレワーク側に配慮が欠けるとうまく進まない。会議室側で紙を見ながら、『これ』『それ』と言っても分からない」など、さまざまな意見が寄せられた。

　テレワーク時のWeb会議においては、対面で実施する会議に比べて相互で受け取り合える情報の量や質に一定の制限がかかるのは仕方がないことだろう。その前提を考慮した上で、大事なのは会議目的やその目的を果たすためにどのように運営すべきかを、出席者全員が主体的に考え実行することだ。その結果、組織としてテレワーク時のWeb会議の最適な運用方法が見出だせるようになるのではないだろうか。