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» 2020年05月18日 08時00分 公開

「Office 365離れ」はなぜ起こる? 導入のプロが語る利用促進の成否の分岐点

数々のOffice 365の導入案件に関わるマイスターは、Office 365導入後もユーザー企業から相談が絶えないという。それは、ツールの定着に関する悩みだ。なぜこうした相談が多く寄せられるのか。またOffice 365から「Microsoft 365」への突然の名称変更についてもコラムで詳しく解説する。

[太田浩史,内田洋行]

 「Microsoft Office 365」(以下、Office 365)の導入は、セットアップして従業員が使える状態にして終わりではない。従業員が用途に応じてOffice 365の機能を使い分け、有効に活用できるようになって初めて導入効果を得られる。だが、「導入したはいいが、一向にツールの利用が組織に定着しない」「機能を有効に活用しきれていない」などと導入後の壁にぶち当たる企業も散見される。

 Office 365の組織利用を促し、得られるメリットを最大化するにはどういう仕組みづくりが必要なのだろうか。連載第2回となる本稿では、「Office 365の利用推進」における成否の分岐点について解説する。

Microsoftは2020年4月22日(日本時間)にOffice 365の名称を「Microsoft 365」に変更した。詳細は記事中のコラムで解説。


著者プロフィール:太田浩史(内田洋行 ネットワークビジネス推進部)

2010年に内田洋行でOffice 365(Office 365の前進であるBPOS)の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。


導入以上に悩ませるOffice 365の「定着」に関する問題

 Office 365の導入を検討中または導入済みの企業から相談を受ける機会が増えている。その多くは、導入前および導入1年前後の企業からである。

 導入前の相談で多いのが、セキュリティや運用管理面に関する相談だ。具体的には、「Office 365を導入またはオンプレミスからクラウドへ移行するに当たってどういった点に気を付けるべきか」「社外からの利用をどう制限すればいいか」「スマートフォンの管理はどうしたら良いか」などだ。

 導入から1年ほどが経過すると、「Office 365に含まれるサービスをもっと活用したいが詳しく分からないので教えてほしい」「従業員の利用を促進させるにはどうしたらいいか」「メール以外の利用率が上がらず悩んでいる」といった、ツールの利用に関する相談が増えてくる。

 また近ごろの傾向として、事業部門や業務改善部門、働き方改革推進部門、社内IT部門以外からの相談が目に見えて増えている。「Office 365を導入したがユーザー部門で利用が定着せず、もっと良い使い方や広め方のアドバイスが欲しい」というものだ。

利用の促進を阻む“Office 365の沼”とは

 こうした相談からも垣間見られるように、Office 365の導入を終えると活用を検討するフェーズに移り、そこからが導入企業をさらに悩ませる。ツールの利用に関する悩みを抱える企業の課題を俯瞰(ふかん)してみると、共通課題が見えてくる。

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