ニュース
» 2020年04月17日 10時15分 公開

こんなはずじゃ……と後悔しないために知っておきたい「Office 365」導入成否の分岐点

本連載では、これまで数々のOffice 365の導入に関わってきた“マイスター”が、Office 365の導入から運用において多くの企業が踏んできた“失敗ポイント”を解説するとともに、成否の分かれ目はどこにあるかを紹介する。

[太田浩史,内田洋行]

 「Microsoft Office 365」は、「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」「Microsoft PowerPoint」といったOfficeアプリケーションに加え、「Exchange Online」や「SharePoint Online」「OneDrive for Business」「Microsoft Teams」などのクラウドサービスを含んだMicrosoftのサブスクリプション型クラウドオフィスツールだ。Office 365は、「Office 365 Business Premium」や「Office 365 Enterprise」といった法人向けプランを用意し、オフィススイートとして業務に必要な機能やサービスを含んでいる。

 しかしながら、その機能の多さが逆に企業の悩みの一つにもなり、「Office 365を導入したものの使いこなせていない」「導入してもツールの利用が浸透しない」という声も多く聞かれる。

 本連載(全4回)を通して、そうしたOffice 365の活用においてつまずきやすいポイント、ツールの導入から運用における成否の“分かれ目”を解説する。

著者プロフィール:太田浩史(内田洋行 ネットワークビジネス推進部)

2010年に内田洋行でOffice 365(Office 365の前進であるBPOS)の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年からMicrosoftより「Microsoft MVP Award」を受賞。


「Office 365」を4つに分解して考える

 まずは、Office 365が備える機能のおさらいから始める。ライセンスにより差異はあるが、Office 365で提供されているサービスを分類し一覧にしたものが以下の図だ(2020年3月現在)。

図1 Office 365で提供される機能(2020年3月時点)(Microsoftの資料を基に筆者が作成)

 Office 365が提供するツールやサービスを分解して考えると、4つに大別できる。

基本サービス

 Officeツールやメール、スケジュールの管理、ファイル共有といった業務に必要な機能であり、オフィススイートの基盤となるものである。それぞれ個別のライセンス契約プランも用意されている。

スイートサービス

 タスク共有や動画共有、社内SNS、ホワイトボード、アンケートのフォーム作成といった機能。近ごろ注目を集める「Microsoft Teams」もスイートサービスの一つだ。これらのスイートサービスを利用するには、基本サービスの利用が前提となる場合がある。

Power Platform

 Power Platformの機能の一部がOffice 365のライセンスには含まれている。これらのサービスを利用することで、Office 365のサービス間の連携を実現したりなど、機能を拡張して利用することができる。

活動分析サービス

 ユーザーがOffice 365を利用して行った業務活動を可視化、分析し、業務を改善するためのアドバイスを提示する機能などだ。可視化された情報から自身の日々の活動を見直し、業務改善に役立てられる。

「失敗する企業はこれができていない」Office 365導入の分岐点とは

 Office 365を導入するも「組織で機能を使いこなせていない」「機能を効果的に活用できていない」といった声もよく聞かれる。それらの企業の問題は、使い方ではなく、もっと基本的な点にある。ここからは、Office 365の導入における“成否の分かれ目”について解説する。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

会員登録(無料)

ホワイトペーパーや技術資料、導入事例など、IT導入の課題解決に役立つ資料を簡単に入手できます。