特集
» 2020年04月16日 08時00分 公開

業務における帳票類のデジタル化の状況(2020年)/前編

ハンコ文化はどこまでわれわれを苦しめるのだろうか。デジタル化できていない帳票の領域を見てみると、自社だけでは動けない日本企業のジレンマが見えてきた。

[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2020年4月6〜10日 にわたり「帳票の利用状況に関するアンケート」を実施した。全回答者数120人のうち、情報システム部門が34.2%、製造・生産部門が17.5%、営業/企画・販売/促進部門が10.0%、経営者・経営企画部門が6.7%などと続く内訳であった。

 前編の今回は、企業で作成・利用される帳票の「管理方法」や、紙での運用を採用している企業の「理由」「苦労している点」など、企業における帳票の利用状況を把握するための質問を展開。96.2%と大多数が部分的にでも帳票をデータ管理しているなど、全体的に紙からデータに帳票管理が移行されつつあることなどが明らかになった。一方で、紙が残る領域にも明確な傾向が見える結果となった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

紙からの移行進む帳票管理、96.2%がデータ化に着手

 初めに業務で作成・利用される帳票の形式を聞いたところ「部分的にデータ化しているが、紙に出力して管理している」33.8%、「部分的にデータ化しており、紙はスキャンするなどでデータ化して管理している」50.0%、「全てデータ化しており、データのまま管理している」12.5%、「全て紙で運用し、紙で管理している」3.8%と続き、まとめると全体の96.2%が部分的にでも帳票のデータ化に着手していることが分かった(図1)。

 そこでこの結果を2019年5月に実施した同様の調査と比較したところ「紙で管理する」割合が48.5%から37.6%と10.9ポイント減少しており、ここ1年でデータ管理が進んできている傾向が見られた。内訳を見ると「部分的にデータ化している」割合が83.8%と2019年より3.3ポイント減少している代わりに「全てデータ化して管理している」割合が2.6ポイント増加していた。このことから紙管理からデータ管理への移行に加えて、部分的なデータ管理から完全データ管理へ移行する企業も増加傾向にあることが分かる。

図2 帳票の管理方法 帳票の管理方法

読者に聞いた“ハンコ必須”な紙の帳票が残る領域、カギは取引先にあり

 一方、減少傾向にはあるものの帳票を「紙で管理する」割合も全体の4割近くと相当数存在する。そこで背景を調査すべく、“紙で管理している帳票の種類”を聞いた。その結果は、予想に違わず、昨今話題に上ることが多い「テレワークができない業務」が多数となった。以降で詳細を見ていく。

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