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» 2020年02月20日 08時00分 公開

会議の実施状況とIT活用(2020年)/前編

従業員の生産性を阻み、時間を奪うと考えられがちな「会議」にまつわる不満はなかなか減らない。2019年の調査結果と比較して、会議にまつわる問題意識はどう変化したのだろうか。

[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2020年1月24日〜年2月6日にわたり「会議の実施状況とIT活用」に関する調査を実施した。全回答者数169人のうち、情報システム部門が26.0%、製造・生産部門が21.9%、営業・販売部門が8.9%、経営者・経営企画部門が6.6%といった内訳であった。

 今回は、1週間に出席する会議の数や平均出席者数、会議が始まる時間帯など現在運用されている会議の実態を調査した。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

169人の声から導いた“平均的な会議”とは

 まず会議の実施状況を知るために「1週間当たりの会議数」を尋ねたところ、最も多いのが「週2〜4回」40.8%、次いで「週1回」が27.8%、「週5〜7回」が11.8%と続いた。会議1回の平均時間は「1時間以上、2時間未満」が46.7%、「30分以上、1時間未満」が40.8%、「〜30分」が8.3%となった(図1)。

図1 1週間に出席する会議数

 「会議の平均出席者数」は、最も多いのが「6〜10人」で45.6%、次いで「4〜5人」32.5%、「11〜15人」8.3%であった(図2)。全体的に規模の大きな企業体で会議数や時間、出席人数が多い傾向にあったが、この結果から見ると「数人で1〜2時間行う会議が週に2〜3回ほど」が平均的な会議の実施状況のようだ。

図2 会議への平均出席者数

“無意味な会議”が減少、その代償として会議時間や数が増える結果に?

 一般的に会議というと「業務時間を奪われるもの」「生産性の向上を阻むもの」といったイメージを持たれがちだ。そういうイメージのある会議に対して従業員はどう感じているのか。次に勤務先の会議に不満があるかどうかを尋ねたところ、回答者の73%が「不満がある」と答えた。

 具体的には「1回当たりの会議時間が長い」60.5%、「参加の必要性を感じない会議が多い」51.9%、「結論が出ない会議が多い」45.7%、「開催するまでもない会議が多い」37.2%、「参加する会議が多く業務時間が削られる」31.8%などが挙がった(図3)。

 この結果を2019年1月に実施した調査と比較したところ、「1回当たりの会議時間が長い」が50.0%から60.5%に、「参加する会議が多く業務時間が削られる」が23.8%から31.8%にそれぞれ10ポイント近く増加した。代わりに「結論が出ない会議が多い」が54.0%から45.7%に、「開催するまでもない会議が多い」が43.1%から37.2%に減少した。

図3 会議に対しての課題や不満

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