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» 2020年02月03日 08時00分 公開

災害時の初動対応を短縮するには? 被災情報収集の問題点とシステム活用のポイント

一口にBCP対策といっても、計画の策定やリスクアセスメント、安否確認、システム対応、通信、連絡手段の確保など対応すべき項目は多岐にわたる。その中でも、拠点からの情報収集は事業継続を考える上でも重要な意味を持つ。

[吉村哲樹,オフィスティーワイ]

 2019年10月に発生した台風19号は、東日本や東北地方を中心に各地で大きな被害をもたらした。首都圏を直撃し、河川の氾濫(はんらん)や大規模停電など大きな被害が発生した。また2018年6月から7月にかけて発生した「西日本豪雨」では、洪水や土砂災害など広域で甚大な被害を受けた。

 災害発生時に組織がまずやるべきことは、従業員の安否確認とともに被災情報の収集、整理、分析だ。各拠点の被災状況を把握し、事業継続のために必要な情報を迅速に収集しなくてはならない。災害時における一般的な情報収集のフローは、災害や事故の発生直後にまず対策本部を立ち上げてあらかじめ指定された場所に対策メンバーを招集する。そして、現場から上がってくる情報を基に被害状況やリスクを分析し、適切な対応策をその場で迅速に打ち出してメンバーや各拠点に指示を出す、といった流れだ。

 しかしこれまでの大規模な自然災害などの被災例を振り返ってみると、オフィス自体が被災したり交通網がまひしたりするなどで、関係者が1カ所に集まれない可能性も十分に考えられる。仮に集まることができたとしても、社内のさまざまな部署や拠点から続々と上がってくる情報をその場で整理し切れないケースや、そもそも電話連絡網など規定している連絡手段では情報が挙がってこないことも想定される。

 そうした場合、人手で情報を整理しながらホワイトボードにその内容を書き出し、関係者で適宜判断を下していくというやり方も難しい。さらに全国に数多くの拠点や提携先がある企業では、現場から上がってくる情報の量も膨大だ。それらを「人手でホワイトボードに書き出して整理する」という原始的な方法で、果たしてきちんと整理できるものなのか。

 そもそも、被災直後に現場から正確に情報が取得できるものなのかどうかも、いま一度うたがってみる必要がありそうだ。NECソリューションイノベータのBCPコンサルタントによると「被災直後は、その場の緊急対応で手いっぱいになってしまうため、どうしても状況の確認や整理、報告は後回しになりがちだ。仮に現場から報告が上がってきたとしても、情報の形式や粒度が現場ごとで異なると、それらをまとめて整理し、意思決定者に報告するまでに多くの手間と時間を要し、迅速な対応が難しくなる」という。

 そこで、本稿ではBCP対策の中でも災害時の情報収集に焦点を当て、ツールやサービスを活用した効率的な方法について説明する。

初動対応の肝はどれだけ被災拠点からの情報収集を短縮できるか

 安否情報は企業の主要な資産である「ヒト・カネ・モノ」のうち「ヒト」にフォーカスしたものだとすれば、拠点の被災情報はそれ以外を知る術となる。もちろん従業員の安否状況の確認も重要だが、事業継続には経営リソースに関する情報も早期に把握する必要がある。例えば「オフィスや工場の被災状況と復旧見込み」「ICTシステムの稼働状況と復旧見込み」「周辺地域のインフラの被災状況」といったように、事業継続に必要なあらゆる経営リソースの被災状況を、正確に把握する必要がある。

 従来は多くの組織がこれらの作業を人手で行っていたが、人手に頼った状況確認や情報分析、報告は、対策本部の担当者が不在だった場合の対応や情報の伝達、連絡ミスなどさまざまな問題点をはらんでいる。そこで過去の教訓を基に、これらの情報収集作業をツールで自動化、効率化することで、被災からいち早く事業を復旧させようと考える組織もある。

図 情報共有の仕組みがある組織とない組織の比較(資料提供:NECマネジメントパートナー)

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