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» 2019年10月04日 10時00分 公開

RPAで一難去ってまた一難、年間2万8000時間を削減した遠州鉄道の壮絶な1年半

導入から約1年半でRPAの全社展開を果たした遠州鉄道。各フェーズで課題に見舞われたという、プロジェクトの全貌を「BizRobo! LAND 2019 TOKYO」で語った。

[土肥正弘,ドキュメント工房]
2019年9月18日にRPAテクノロジーズが開催した「BizRobo Land 2019 TOKYO」に登壇した遠州鉄道 経営企画部 ICT推進課 課長 山内大輔氏

 目がくらむような定型業務の量に、PoCも行わず即決でRPA導入を決めたという遠州鉄道。2017年の12月にはRPAプロジェクトをスタートさせ、2019年には全社で年間約2万8000時間の削減効果を挙げている。しかし、約1年半の道のりは、困難にあふれていた。

 「スタートから半年は、開発がなかなか進まなかった」「導入から約1年が経過した成長期には、『このような取り組みでよいのか』という不安が沸き上がった」「ロボットが100体を超えると、管理しきれなくなった」――。次々に現れる壁を、どのように乗り越えてきたのか。

驚くほどの定型業務の量を前に、PoCなしで導入を決断

 遠州鉄道は鉄道、バスの運営の他、総合生活産業を営む企業。人口減少による市場縮小を前にして、2020年以降も生き残るにはどうしたらよいのか――。中期経営計画「サバイブ2020」を打ち出し、「筋肉質」の経営体質を作り上げるために、IT技術の活用による年間5万時間の労働時間削減を目標に掲げた。その一環として、RPAの導入に取り掛かったという。

 まずは業務実態を把握するため、作業内容、実施頻度、所要時間、年間の回数、業務コストのヒアリングを始めた。調査の結果、「驚くほどの定型業務の山」が存在していたと山内氏は振り返る。

 経理・総務部門では「月次終始報告書作成」「請求書チェック」「資金繰り表作成」「会計システムからの入出力」などが相当した。人事労務部門では「残業時間の集計「人件費検証資料作成」「社会保険料控除チェック」「勤怠チェック」、営業事務には「物件と顧客情報の入力」「複数ファイルの統合、加工、利用者集計」「Webからの他社情報収集」などの定型業務が存在し、全てに入力・登録、集計・コピペ、チェック、検索・抽出といった単純反復作業が含まれていた。「あまりの量に、ヒアリングが終わらないうちに、PoC(概念実証)も行わずに導入を決めた」と山内氏。

 その後、トップダウンで「RPAによって、1万5000時間を削減する」というKPIを打ち出し、経営企画部内に従業員20人からなるICT推進課を新設。専業でRPA活用を推進する組織を立ち上げた。

進まない開発

 2018年2〜7月の半年間は導入期として、ツールの学習や開発体制・ルールの整備に注力した。しかし、当初はロボット開発のための汎用的なプログラムもなく、スキルも不足しており開発がなかなか進まなかったという。

 そこで、開発チームを3人1組の3チームに分け、1カ月に1人1体のロボット開発を目標に設定。チームおよび個人の開発進捗を「案件管理表」「RPA進捗状況集計表」で視覚化し、ロボットによって削減できた時間だけ、チームと個人にポイントを付けて毎月集計した。これによって、チーム間、個人間によい刺激を与え合う環境が生まれたという。

 また開発手順については、対象業務の内容を「ヒアリングシート」に詳述し、分かりにくい作業はPC画面も動画撮影して、第三者にも理解しやすいようにした。管理面でも効果が上がった。

「これでよいのか」という不安が生まれる

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