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» 2019年09月02日 08時00分 公開

MyAnalyticsとは? 組織分析ツールとの違い、使えるOffice 365のプラン (1/3)

仕事を頑張りすぎて病んでしまう、最近はそんな話もよく聞く。そうならないために、自身の働きぶりの健全性を客観的視点で分析するのがマイクロソフトの「MyAnalytics」。組織分析ツールとは何が違うのか。MyAnalyticsを使える「Office 365」のプランとは。

[土肥正弘,ドキュメント工房]

 「1週間でどれだけ会議に時間を費やしたか」「どれだけ自分の仕事に集中できたか」そんな個人の働き方をモニターし、“働き方の健全性”を数値で示し可視化するのが、マイクロソフトが提供する個人向け生産性分析ツール「Microsoft MyAnalytics」(以下、MyAnalytics)だ。

 もともとは有償で提供されていたアプリケーションだが、現在は、「Microsoft Office 365」「Microsoft 365」の一部のプランには標準で含まれている。働き方を可視化するツールというと少しとっつきにくい印象を受けるが、“仕事のヘルスケアアプリ”と考えれば分かりやすいだろう。数値化された客観的ファクトを基に、仕事ぶりの健康を管理するのがこのツールの主機能なのだ。「既に利用できる環境にあるが、何をするものか分からず利用していない」という読者もいるだろう。そこで、本特集では画面を見ながらMyAnalyticsの機能概要や業務での活用法、MyAnalyticsを使えるOffice 365のプランなどについて解説するとともに、組織分析ツール「Workplace Analytics」をオフィス設計に生かしたというコニカミノルタでの活用方法を紹介する。

自分の働き方をモニターするためにトラッキングする4つの要素

 業務で高いパフォーマンスを発揮するには、「仕事に集中する時間」と「仕事から離れる時間」の適度なバランスが必要だ。会議にばかり時間を取られ肝心の自業務に集中できなかったり、仕事とプライベートの切り替えができずにずっと仕事のことばかりを考えたりしていると、生産性にも影響する。そのバランスを保つために、MyAnalyticsは「フォーカス」「ウェルビーイング」「ネットワーク」「コラボレーション」の4つの指標を基に、自身の仕事ぶりを可視化する(図1)。

図1 MyAnalyticsのダッシュボード(資料提供:日本マイクロソフト)

 フォーカスは、仕事に集中する時間がどれだけとれているかを示す指標だ(図2)。この1カ月の間に、会議などで中断されない2時間以上の連続した時間が勤務時間中にどれだけあったかをパーセンテージで示す。このパーセンテージが低ければ、不必要な会議はないか、横から入り込んでくる予定外のタスクを削減できないかを検討すべきだろう。

図2 集中した時間がとれているかどうかを数値で示すフォーカス(資料提供:日本マイクロソフト)

 ウェルビーイングは、心身の健康やモチベーションを保てるだけの休養がとれているかを示す(図3)。勤務時間外の会議やメール、チャット、通話の量をパーセンテージで表し、仕事をしない「静かな日」がどれだけとれているかを表示する。

図3 ウェルビーイングの画面(資料提供:日本マイクロソフト)

 ネットワークには、会議やメール、電話、チャットで関わった人やグループが表示される。コラボレーターの人数やそれぞれと関わった時間が分かる(図4)。

図4 ネットワークでは仕事で関わっている人がどれだけいるか、どういった人かを表示する(資料提供:日本マイクロソフト)

 コラボレーションは、会議やメール、チャット、通話にどのくらいの時間を費やしたかを表示する。勤務時間内/勤務時間外での会議の参加状況やメール対応に使った時間、「Microsoft Teams」および「Skype for business」による音声通話、ビデオ通話およびチャットの利用時間を自動計算して表示する。

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