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» 2019年05月21日 10時00分 公開

脱Excelできない最大の理由:終わらないレポート作成作業 どこまでもアナログな作業をどう効率化するか

多くの企業がレポート作成以前のデータ集計に悩みを抱える。拠点数の多い企業なら、なおさらだ。予算の制約でMicrosoft Excelしか使えない企業もある。従業員を不毛な雑務から解放し、建設的なことに時間を使えるようにできないだろうか。

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 経営層が定期的に手にするレポートは、部下がMicrosoft Excel(以下、Excel)などを使ってコツコツと手作業で作成したものがほとんどだ。このレポートに関するニーズで多いのは、紙に出力した「数字」を見ながら意思決定に使いたいというものだ。

 会議資料には「口頭説明だけでは理解しにくい部分を補う」という役割がある。日本企業がレポートに、トレンドの把握に役立つグラフだけでなく、販売実績をまとめた集計表などを盛り込むのは「正しく実績値を理解しよう」とする経営層の要望が大きいためだ。

 だが、こうしたニーズに即したレポートを作成するのは時間も手間も掛かり過ぎる。データの共有と可視化を進めるという点ではBI(ビジネスインテリジェンス)ツールの導入が望ましいが、フォーマットにない要素を組み込むとなると、結局はExcelに戻らざるを得ない。

 どこまでも続く「レポーティング作業の沼」から従業員を救い出し、もっと生産性の高い業務に専念させるにはどうすればいいか。

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