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» 2019年04月15日 08時00分 公開

強制シャットダウンシステムは効果あり? メリットや選定ポイント、定着のコツ (3/4)

[小池晃臣,タマク]

いかに抜け道をふさぐのか、製品選定のポイント

 現在、市場に存在する強制シャットダウン機能を持ったサービスは、オンプレミス型とSaaS型に分けられる。双方を提供するタイムクリエイターの場合、「働き方可視化オプション」など一部のオプション機能はオンプレミス型でのみ提供されるため、多機能を重視する場合は、前者を選びたい。一方、導入までのリードタイム短縮を重視する場合や、工事現場など専用環境の構築が難しいケースは後者の利用が勧められる。

 製品選定のポイントの1つは自社にあった詳細な設定が可能かどうかということだ。例えば、警告画面の表示時間や表示タイミングを細かく設定が可能かどうか。また、フレックス勤務などに合わせて月次累積PC利用時間での管理が可能か、という点も確認したい。部署ごとや役職ごとに設定を変更できるかも重要だ。

 隠れ残業を防止する機能の有無もチェックする必要がある。例えばタイムクリエイターは、勤怠管理システムとの連携によって、勤怠打刻とPCログオン・ログオフのタイミングを照会し、差分があれば管理者が把握できる仕組みを提供する。より厳格な運用を行いたい場合は、勤怠の打刻に合わせてPC操作を抑止することが可能だ。実際に使用する際に必要な機能があるかを見極めたい。

他システムとの連携でPCの利用を制御する機能(出典:富士通エフサス)

従業員の反発はある? 運用のポイント

 PCに警告画面を表示したり、残業申請をさせたり、シャットダウンすることで、強制的に従業員への意識付けや残業を抑止する強制シャットダウン機能に対して、従業員から反発の声が上がるケースもゼロではない。スムーズに導入・運用するポイントは何だろう。

 スムーズな運用を行うには、まず従業員に対し、導入に向けて運用方針や機能に関する説明会を開催し、趣旨を理解してもらうことが効果的だ。また、運用ルールを段階的に厳しくして、従業員への定着を無理なく進める方法をとる企業も多い。タイムクリエイターを自社で導入する富士通エフサスでは、導入当初は「17時になると当日の勤務時間をバルーンで表示」その後、「勤務終了時間の17時30分には警告画面を表示」という運用からはじめ、2018年度からはこれらの機能に加えて「警告画面を5分毎に3回表示し、申請をしないとPCをシャットダウンする」という機能を活用するようになった。ルールを徐々に厳格化したことで、反発が生まれることもなく、従業員からは「時間を意識した働き方ができるようになり、残業をしている人たちにも遠慮せず仕事を切り上げられる」という声も上がっている。

 では、PCシャットダウンシステムは実際に長時間労働を是正する効果があるのか。実際にタイムクリエイターを導入した企業の事例を幾つか紹介しよう。

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