Googleドライブの基本的な使い方（2/2 ページ）

　例として「Microsoft Excel」に相当する「スプレッドシート」（表計算ソフト）を選択してみましょう。

　新規のスプレッドシートが立ち上がります。これでマイドライブ内に「無題のスプレッドシート」が格納されたことになります。スプレッドシートに名前を付けて、マイドライブを見てみましょう。

　ちなみにG Suiteには「保存」という概念がありません。全て自動的に保存されています。作成したファイルやデータは作業が完了した段階で閉じてしまって問題ありません。

ドキュメントやデータファイルを共有する

　共有は、G Suiteの最重要利点の1つです。G Suiteはコラボレーションを重要視し、基本的に全てのアプリケーションで利用者同士が同時閲覧、同時編集できます。わざわざ資料などをメールで添付する必要もありませんし、別のファイルを開いて作業を行い、統合するといった手間や無駄な時間を削減できます。

　共有は、Googleドライブのファイルキャビネットで右クリックするか、ファイル内の共有ボタンをクリックします。

ドライブのファイルキャビネットで右クリックする方法

ファイル内の共有ボタンをクリックする方法

　いずれの方法でもファイルに対して共有権限を設定できます。作成したフォルダの閲覧権限は共有ボタンをクリックして行います。下図の赤枠内にあるように、ファイルを誰と共有するのか、共有する相手に対してどのような権限を持たせるのかを簡単に設定できます。

　相手を「閲覧者」として招待すれば、ファイルの内容を見られますが加筆や修正を行えません。「編集者」として招待すれば、ファイルを閲覧できるだけでなく編集可能にもなります。

　アクセスできるユーザーを変更することで、Web上で一般公開したり、社内ユーザーだけに限定したりと、機密度合いに応じたセキュリティレベルを設けられます。

　筆者の実体験を振り返ると、Googleドライブを使いこなせるようになるとG Suiteの便利さがダイレクトに実感できます。

　デスクトップにあるデータやイントラネットにあるファイルを少しずつGoogleドライブに移管することから始めてみましょう。「あのファイル、どこにあったっけ？」という煩わしい作業がなくなるはずです。

著者紹介：今井晶也

2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネジャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。