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» 2018年12月17日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:徹底比較 Office 365とG Suiteで考える、全社基盤としてのオンラインストレージ (1/3)

採用が進むオンラインストレージだが、何を基準に選べばよいのか悩む企業は多い。Microsoft OneDriveとGoogle Driveをピックアップし、本格的に導入するためのチェックポイントを紹介する。

[土肥正弘,ドキュメント工房]

 個人向けサービスの印象が強かったオンラインストレージは、企業が管理、制御できる新しいIT基盤として見直され、ファイルサーバやNASの移行先としても有力な選択肢だ。最近では、デスクトップフォルダとの同期の機能や、複数人でのファイル共有および共同編集に適した機能をそろえたコラボレーション指向のサービスが多く登場し、「働き方改革」を実現するためのツールとしても注目が集まる。

 本稿では、法人向けオンラインストレージのメリットや全体像を紹介するとともに、「Microsoft OneDrive(以下、OneDrive)」と「Google Drive」をピックアップし、本格的に導入するためのチェックポイントを紹介する。「Microsoft Office 365(以下、Office 365)」や「Google G Suite(以下、G Suite)」の導入支援を手掛ける富士ソフトに話を聞いた。

オンラインストレージが注目される理由

 オンラインストレージは、在宅勤務やモバイルワークなど「働き方改革」の一手として注目を集めている。社外とのオープンかつ柔軟なコラボレーションを実現する手段としても有効だ。

 情報システム部門の工数削減という観点も見逃せない。オンプレミスのシステムは、導入後の運用管理面、セキュリティやコンプライアンスの確保、システム拡張やストレージ容量増強などに時間と工数がかかる。導入と運用管理の手軽さと、ビジネス変化への迅速な対応を重視して、既存Windowsサーバのサポート期限切れ、NASの陳腐化などを契機にクラウド化を図る企業が多い。

 シャドーITの利用を減らし、情報漏えいのリスクを減らすというメリットもある。正式にオンラインストレージを導入することで、個人で契約したサービスを業務に用いるシャドーITの利用を防止できる「。特に、近年では後に説明するセキュリティ関連の機能強化によって、クラウドにデータを上げ、共有することへの抵抗がかつてよりは和らいでいる。こうした背景もあり、得られるメリットを重視して、採用を決定するケースが増えた。

スイート製品と単体サービス

 オンラインストレージは2つのタイプに大別できる。1つはオフィススイート製品の一部として提供されているサービスで、Office 365に含まれるOneDriveやG Suiteに含まれるGoogle Driveが有名だ。

 もう1つは、企業ユースにも適するよう、個人向けのファイル共有サービスの機能に加えて、さまざまな管理機能を付加したサービスだ。本稿ではスイート製品に対して単体サービスと呼ぶ。「Box」「Dropbox」「DirrectCloud Box」「どこでもキャビネット」など実に多数のサービスが提供されている。

スイート製品と単体サービスの違い

 スイート製品と単体サービスの大きな違いは、既存IT環境を含めてクラウド化するのか、ストレージ環境だけをクラウド化するのかという点だ。単体製品は既存システムに単純にプラグインをするような形で利用できる。一方、スイート製品の場合は、既存システムの一部を移行させることになる。クラウド化の範囲と、移行の難易度が単体製品とスイート製品の大きな違いだ。

 必ずどちらか一方だけを利用すべきというのではない。実際にOffice 365やG Suiteを運用している企業でも単体サービスを併用しているケースは数多い。別記事で説明するが、単体製品にはスイート製品にはない強みがあり、両者を組み合わせることで業務現場のニーズに応えるためだ。

OneDriveとGoogle Driveの違い

 スイート製品の選択肢は、Office 365かG Suiteの2択だ。まずは使い勝手と容量について説明する。

 Office 365は、アプリケーションをローカルな端末にインストールし、OneDriveに保管されたデータを利用するハイブリッドなクラウドサービスだ。ただし「Microsoft Word」「Microsoft Excel」「Microsoft PowerPoint」などはWeb版アプリケーションも利用可能で、E1エディションには端末にインストールするアプリケーションが付帯しない。

 一方のG Suiteは全ての操作をWebブラウザ上で行う、本質的にクラウドネイティブなオフィススイートだ。Office 365がOfficeの操作性とドキュメントフォーマットを継承し、既存資産を利用可能にしているのに対し、G Suiteは独自のドキュメントフォーマットをベースにしており、操作性はブラウザに多くを依存する。利用端末OSを問わずに使えるため、運用管理負荷を大きく軽減できる。最大50人で共同編集でき作業効率も向上する。一方、Officeファイルとの互換性は、不完全であり、クラウドネイティブの操作性に戸惑う人もいるかもしれない。ITリテラシーの差に関係なく、多くの人の使い易さを考えればOffice 365に軍配が上がる。

 利用可能な最大容量は両サービスともエディションによって異なるが、法人向けのエディションでは1人当たり30GB〜1TBまたは無制限(5ユーザー以上の場合)の容量が割り当てられる。動画や音声入りプレゼンテーションなどを多く利用し、1TBでもの足りない場合は、今後のストレージ増加を見込んで表2に見るような容量無制限のエディションがよい。

 その他、Office365とG Suiteの特長比較ポイントを表1、2に示した。表中の青色部分がオンラインストレージに着目した場合の選定ポイントだ。以下で主要なものを説明する。

表1 表1 Gsuite BasicとOffice 365 ProPlus、Office 365 Enterprise E1の注目ポイント(監修:富士ソフト)
表2 表2 Suite Business、Gsuite Enterprise、Office 365 Enterprise E3、Office 365 Enterprise E5の比較ポイント(監修:富士ソフト)
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