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» 2018年07月18日 10時00分 公開

「月間1万5000時間」を削減した人材企業、たった2人で何をした? (1/3)

大手企業に勤める一児の母の加藤さん。「増え続ける申込書問題」を解決するために電子契約システムを構築することに。だが、かかった時間はたった1カ月、関わったのは2人だけ。なぜこんな短期間で実現できたのか?

[野本幹彦,キーマンズネット]
ディップ 加藤亜美氏 ディップ 加藤亜美氏

 「バイトル」や「はたらこねっと」「ナースではたらこ」など、求人広告と人材紹介サービスを中核事業とするディップは、2013年に東証一部に上場以降、売上高が約3倍、社員数が約2倍、国内拠点も33カ所にまで広がり、右肩上がりで成長した。だが、売り上げが拡大する一方で「増え続ける申込書の処理に追われ、書類に埋もれ始めた」とディップの経営管理本部経営統括部の加藤亜美氏は企業成長に伴う管理部門の苦しみについて話す。

紙のムダを省いて業務負荷の軽減を目指す

 この「増え続ける申込書問題」を解決するために、まず、営業、クライアント、管理スタッフの現状把握から始めた。

 ディップの営業は、主業務である営業活動だけでなく、原稿作成や動画撮影といった広告制作にも関わる。それに加えて、クライアントから申込書の回収まで行わなければならない。対して、クライアントは人手不足によりただでさえ業務で忙しい中、ディップへの広告出稿から面接対応もあり、申込書どころではない。管理スタッフも、受注/売上集計業務やクライアントのフォロー、申込書管理などで手いっぱいだ。営業、クライアント、管理スタッフの状況を把握した結果、主業務で忙しく、申込書の対応にまで手が回らないのが現状だった。

 営業が送った申込書を顧客がFAXで返送する。それを管理スタッフが保管するというフローに多くの無駄があることに気が付き、申込書回収業務の負荷を軽減するために紙面契約から電子契約へ切り替えることを決断した。

営業、クライアント、管理スタッフそれぞれにムダがあることに気付く 営業、クライアント、管理スタッフそれぞれにムダがあることに気付く
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