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» 2018年04月09日 10時00分 公開

比較表で分かるビジネスチャット、何をどう選んで使うかが勝負【無料版あり】IT導入完全ガイド(3/3 ページ)

[土肥正弘,ドキュメント工房]
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社外メンバーの参加

 製品によって、社内メンバー限定のものと、基本は社内限定だがゲストの形で外部メンバーをチャットに加えられるもお、制限なく社外メンバーをチャットに呼べるものがある。会社のポリシーに従って選ぶ必要があるが、ゲストであっても外部の人を誘う場合は管理者が責任をもってユーザー登録を行い、特にファイルへのアクセス権限などは十分に注意したうえで実行すべきた。

タスク管理

 メンバーに仕事を依頼したり、自分の仕事の進捗を管理したりできる機能を持つものもある。「いつまでに完了するか」を設定しておけば、チャット画面で完了していないタスク、完了したタスクを確認できる。

 例えばチャットワークの場合は、簡単にタスクを登録でき、残ったタスクは画面上部のアイコンで確認できるようにしている。これに類した機能は他のツールでも用意しているが、UIや機能が異なるため、製品ごとに運用に工夫が必要だ。

図3 チャットワークのタスク管理の例 図3 チャットワークのタスク管理の例 (上)タスク入力、(中)画面上部の残タスク表示、(下)タスク管理(出典:ChatWork)

アンケート機能

 LINE WORKSでは関係者に一斉にアンケートを送付して返信を戻してもらう仕組みのアンケート機能がある。会議などの招集、日程の調整、会食の誘い、あるいは安否確認などの用途に使われている。結果を自動的にグラフ化したり、CSV形式に変換したりすることも可能な便利機能だ。

図4 LINE WORKSのアンケート機能 図4 LINE WORKSのアンケート機能(出典:ワークスモバイル)

ログエクスポート機能

 チャットのログには業務の実態が反映されている。万一の事故などが起きた場合の原因・責任追及にはログの調査・分析が必要になる。ログはチャットツールに数カ月分(LINE WORKSの場合は6カ月分)保存されているので、それを外部にエクスポートできる機能があるとよい。どれだけの期間の、どのサービスのログが保存されているかも含めてチェックしておきたい。

アーカイブ機能

 長期間にわたりログを蓄積して検索可能にする機能。LINE WORKSではトークとメールのアーカイブを10年分保管する。またツール上でキーワード検索などでデータを抽出し、その部分だけをエクスポートすることができ、監査用の証跡とすることができる。業務監査が必要な場合には有効だ。

ファイル添付、ストレージ機能

 メッセージにファイル添付が可能でメンバーと共有できるのもビジネス効率をあげる要素となる。単にその時点で共有できるだけでなく、メッセージやファイル名の検索でいつでも目的ファイルにたどり着けるからだ。フォルダ単位にファイルをまとめるファイルサーバ的な情報保管とは違い、プロジェクトのチャットグループに関連ファイルがまとまることになり、検索がより速くなることが期待できる。

 それとは別に、オンラインストレージと同様にファイル保管することも可能。全体でどれだけの容量まで提供されるか、どのくらいのサイズのファイルがアップロードできるかを確かめておきたい。

API連携

 多くの製品がAPIを公開していて、外部システムとの連携開発はしやすくなっている。Slackは多くのクラウドサービスをAPI連携させているし、LINE WORKSでもID連携、SSO、トークbot、ワークフローなどの豊富な連携ソリューションが開発されている。チャットワークもTwitterやクラウドストレージサービス「BOX」との連携や、OAuth、Webhook対応を果たし、今後も他システムとの連携ソリューションが続々出てきそうだ。

 またエンドユーザーがAPIを利用した連携プログラムを作成して業務効率を挙げている例もある。ある弁理士事務所では、データ分析用Excelが更新されたらチャットワークに通知するる仕組みを作成している。簡単にアプリ間連携を実装できるのはAPIあればこそだ。

 また、チャットワークは独自の取り組みとして、利用企業の業務全般を支援するという視点に立ち、「労働集約型ビジネス」との連携を積極的に図っている。現在までに、電話対応の代行、アシスタント(秘書)業務代行、助成金相談手続き代行などのBPOサービスを提供しており、同じ窓口でサービスを提供している点も強みの1つとしている。

チャットbot

 テキストや音声で質問すると答えを自動的に返してくれるのがチャットbotだ。背後にAIエンジンを配して、質問の意図を理解してふさわしい答えを返してくれる仕組み。チャットの中でチャットbotに質問メッセージを送ると、その答えが返ってくる。この技術は顧客サポートなどの業務の効率化に大きな期待が寄せられていて、製品も多数出てきている。メールや電話に比べて反応が早いのと、人間相手と違って遠慮がいらないので使いやすい。マーケティング分野でも活用が期待されている。

 Slackの場合はヘルプ機能の多くを「Slackbot」が担っていて、質問するとコマンドの一覧を表示したり、関連するヘルプ項目へのリンクを示したりしてくれる。翻訳などのAIサービスと組み合わせて、新しい業務効率化が実現しそうだ。ツール選択のポイントとして優先順位は低いかもしれないが、今後の期待をこめて注目したい。

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