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» 2017年06月27日 10時00分 公開

クラウド時代のオフィススイート選定術:「Googleカレンダー」で予定とタスクを一緒に確認、効率化を後押しする補助機能 (1/2)

「Googleカレンダー」を使うと、どのようにスケジュールを管理できるのか。今回は、Googleカレンダーの特徴的な機能を紹介する。

[大川典久, 脇本 孝太郎,富士ソフト]

 前回「『Exchange Online』の便利で柔軟なグループ機能、スケジュールをクラウド化するメリット」では、スケジュール管理でクラウドサービスを使うメリットと、代表的な情報系クラウドサービス群「Office 365」のグループウェアサービス「Exchange Online」と、メール/スケジュール管理アプリケーション「Microsoft Outlook」の組み合わせで実現できるスケジュール管理について紹介した。

 今回は、もう1つの代表的な情報系クラウドサービス群である「G Suite」のカレンダーサービス、「Googleカレンダー」を使ったスケジュール管理について解説する。

G Suiteの公式ページにあるGoogleカレンダーの紹介ページ G Suiteの公式ページにあるGoogleカレンダーの紹介ページ

Googleカレンダーの特徴

 Googleカレンダーは、従業員のスケジュールや会議室の予約状況などを1つ1つの「カレンダー」として管理する。スケジュールはそれぞれのカレンダーのチェックボックスにチェックを入れる(有効にする)ことで確認できる。特定の人のスケジュールを確認するときは、その人のカレンダーを有効にすればよい。会議を開くために予定を調整する場合、各会議参加者のカレンダーを有効にすることで、全員が空いている時間が一目で分かる。また担当者不在で顧客から電話があったときは、その担当者のカレンダーを有効にすれば現在の予定を確認できるので、席に戻ってくる時間の目安を電話の相手に伝えやすい(図1)。

図1 Googleカレンダーは、有効になっている人のスケジュールを一目で確認できる 図1 Googleカレンダーは、有効になっている人のスケジュールを一目で確認できる

 会議室や設備の予約も同様にGoogleカレンダーで管理でき、利用可能な時間を一目で把握することが可能だ。 

 Googleカレンダーはユーザビリティを向上させるための補助機能を豊富にそろえている。その一部を紹介する。

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