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» 2017年06月22日 10時00分 公開

成功事例から考える「働き方変革」:第2回 “コラボレーション”が働き方変革の起爆剤 ツールから始める業務効率化術 (1/2)

チャットやWeb会議、ビデオ会議などコラボレーションツールは豊富にあり、それぞれ適している場面がある。適材適所のツール活用で、ワークスタイル変革を1歩前進させることができる。

[塩屋晶子, 小田中 俊博,ネットワンシステムズ]

 前回「ワークスタイル“改善”で終わってない? 本当の『変革』に必要な3つの要素とは」は、全社規模でワークスタイル変革を進めているネットワンシステムズのナレッジを基に、ワークスタイル変革が必要な背景と、ITがどのように貢献できるのかを紹介した。第2回となる今回は、具体的な取り組みを交えながら、ネットワンシステムズがワークスタイル変革のために利用しているツールを紹介する。

離れた場所を結ぶ「コラボレーション」

 離れた拠点同士で円滑かつ迅速に意思疎通を図るための手段として、従来の電話やメールといったコミュニケーションツールに加えて、インスタントメッセンジャーやビデオ会議、Web会議のようなリアルタイム性を持って複数名で仕事を進められる「コラボレーションツール」を使用する企業が増えている。各コラボレーションツールには、利用シーンに応じた特有のメリットがある。

インスタントメッセンジャーとプレゼンス確認機能

 業務中に発生する小さなコミュニケーションのスピードと柔軟性を高めたい場合は、プレゼンス(在席状況)確認機能を搭載したインスタントメッセンジャーが効果的だ。ネットワンシステムズは、全従業員がインスタントメッセンジャーを利用している。従業員同士でコミュニケーションを取りたい場合、相手のプレゼンスを確認して、チャットで連絡をしている。 

 プレゼンス確認機能は、スケジュール表や電話などと連携することで、「応答可能」や「会議中」「退席中」「通話中」など、相手の状況を把握することができる。応答可能であれば電話やビデオ会議ですぐに連絡したり、会議中であればチャットで様子を聞いたり、退席中であれば取り急ぎチャットやメールでメッセージを入れたりと、最適な連絡手段を判断することができる。 

 インスタントメッセンジャーは、メールで連絡するほどではない軽い内容をテキストで交わすことで、迅速なコミュニケーションを実現できる。もちろんスマートフォンでも利用でき、電車の移動中や出張中でもオフィスと変わらないスピードで対話を進めることが可能だ。インターネットにさえつながっていればコミュニケーションできる手軽さや気軽さから、ネットワンシステムズではチャットの利用が多い。ある人の「了解」という二文字だけで進む仕事が多いことは、多くの読者も実感できるのではないだろうか。 

 インスタントメッセンジャーは、「今、少し大丈夫?」という短いメッセージで簡単かつ迅速にコミュニケーションがスタートでき、プレゼンス確認機能は最適なコミュニケーション手段を選ぶための補助となる。これらのツールは、企業のコミュニケーションのスピード向上と効率化に大きく役立つはずだ。

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