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» 2017年06月20日 10時00分 公開

クラウド時代のオフィススイート選定術:「Exchange Online」の便利で柔軟なグループ機能、スケジュールをクラウド化するメリット (1/2)

従来は手帳やホワイトボードといったアナログの手段を使ったスケジュール管理が主だった。その手段をデジタルツール、特にクラウドサービスに置き換えた場合どうなるのか。

[大川典久, 脇本 孝太郎,富士ソフト]

 現代のビジネスにおいて電話に次ぐ主要な連絡手段であるメール。前回(「Exchange Online」と「Gmail」ってどう違う? それぞれの特徴的なメール管理方法とは)は、そのメールの代表的なクラウドサービスである「Office 365」の「Exchange Online」と、「G Suite」(旧Google Apps)の「Gmail」について解説した。今回は、ビジネスでのスケジュール共有に使える、クラウドカレンダーサービスについて解説する。

xchange Onlineの公式ページにあるGoogleカレンダーの紹介ページ xchange Onlineの公式ページにあるGoogleカレンダーの紹介ページ

Exchange OnlineとGoogleカレンダーの共通点

なぜカレンダーを共有するのか

 ビジネスにおけるスケジュール管理の手段は、紙の手帳やホワイトボードといったアナログな手段が中心――そんな企業がいまだに残っている。実際に筆者がグループウェア導入の相談を受けるとき、現在も手帳やホワイトボードを使った管理のみという顧客は少なくない。グループウェアよりも、使い慣れたアナログな手段での外出管理の方が、柔軟性が高く便利だと考える企業もある。 

 手帳やホワイトボードによるスケジュール管理の問題は、スケジュールの社内共有が難しいことだ。スケジュールが共有できていないとどうなるのだろうか。例えば部署をまたがった会議をする場合、メールで会議参加者に空き時間を確認するにしても、全員の返信を待つ必要があるため、スケジュール調整に時間がかかってしまう。電話によるスケジュール調整も同様だ。その状態では、ビジネスのスピードが落ちてしまうだろう。

 アナログツールをデジタルツールに置き換えただけで、スケジュールの共有ができるようになるとは限らない。従業員が仕事のスケジュールをスマートフォンのカレンダーアプリケーションで個人的に管理し、会社にそのスケジュールを共有していない場合も多い。従業員が全ての情報を社内で共有することに不安を感じていることが、その背景にある。

クラウドサービスによるカレンダー共有の利便性

 物理的な制約を超えて必要なメンバーのスケジュールを共有できるようにするには、スケジュール共有機能を持つクラウドサービスを利用するのが有力な選択肢となる。従業員はいつでも、どこでも、どんなデバイスからでも各自のスケジュールを確認したり、会議を調整したりできるようになる。「手帳を自宅に忘れたからスケジュールが分からない」などということも起きない。

クラウドサービスによるメリット

 スケジュール管理において、クラウドサービスを使うメリットは他サービスとの連携や拡張性の高さだ。例えば、地図情報サービスと連携した場合、従業員が住所情報を入力すると訪問場所の地図を表示したり、訪問までの推奨ルートを確認したりできる。システムの運用管理はベンダーが担うので、アップデート時の作業負荷もほとんどない。

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