帳票などの利用状況（2016年）／後編：IT担当者300人に聞きました（3/3 ページ）

データ派は「保管スペース、紙コストの削減」に加え「記録と再利用性」を挙げる

　最後に、「部分的にデータ化しており、紙はスキャンするなどでデータ化して管理している」もしくは「全てデータ化しており、データのまま管理している」とした回答者（n=101）、つまり「データのまま管理」派に、「帳票をデータ化している理由（複数回答）」を聞いた。

　6割以上が「書類保管スペースに関わるコスト削減（61.4％）」を、5割以上が「効率のよい記録を実現するため（52.5％）」や「実績データを再利用しやすくするため（51.5％）」を挙げた。以下、「紙の出力などに関わるコスト削減（48.5％）」などが続いた（図3）。これら上位4項目は、いずれも仕事の効率化・コスト抑制という点で共通している。

図3　「データのまま管理」派が帳票をデータ化している理由（複数回答）

　前編では、扱う帳票は「受注・発注・納品書など」「社内承認プロセスに関わる書類」などが多く、「帳票レス化」の方法として今後は、「タブレットアプリ」「Webアプリ化」「IoTによる自動入出力」を検討する層が一定数あること、帳票レス化を積極的に実施したくない理由では「主管部門が消極的」という実務部門と導入部門との課題意識の差が制約になっているケースが一定数あることが分かった。

　後編では、帳票の管理は、3分の2が「紙」であること、その理由が業務運用ルールや承認印の記録が必要であることが明らかになった。一方で、データ派は「保管スペース、紙コストの削減」だけでなく、「記録と再利用性」を挙げており、コスト削減以上の効果を見込んでいることが分かる結果となった。