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» 2016年05月30日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:専用ツールだから簡単にできる「マニュアル作成ツール」のいろは (3/4)

[吉村哲樹,オフィスティーワイ]

スマホで撮影した写真から簡単マニュアル作成

 近年、モバイルとクラウドの利点を活用した新たなタイプの業務マニュアル作成ツールが登場している。例えば、スタディストのクラウドサービス「Teachme Biz」は、業務遂行の様子をスマートフォンのカメラで写真や動画として撮影してマニュアル化する。

 このツールでもアップロードしたデータが半自動的に業務マニュアルの形にレイアウトされ、ユーザーが必要に応じて説明文を入力する。完成したマニュアルはそれぞれ専用URLが振り出される。アクセス制限をかけて特定のユーザーだけに通知したり、一般公開したりできる。このようなサービスはシステム操作手順に限らず、テキストに書き起こすだけではニュアンスまでが伝わりにくい一般的な作業手順のマニュアル化に向いている。

図2 スマホでのマニュアル作成 図2 スマホでのマニュアル作成 Teachme Bizをスマートフォンで使う場合。WebアプリやWindowsデスクトップアプリからも使える(出典:スタディスト)

 このようなツールを導入するメリットの1つが、業務マニュアルの「配布」や「差し替え」にまつわる課題を効果的に解決できる点だ。例えば、Teachme Bizのようなクラウドサービスを使って業務マニュアルをユーザー間で共有するやり方であれば、マニュアルを個別のユーザーに配布するという作業が簡略化できる。

 内容のアップデートもクラウド上のコンテンツを入れ替えるだけで済むので利用ユーザー側には追加作業が発生しない。同様にブルーポートの「iTutor」も作成したマニュアルをHTML5形式で出力する機能を持つ。こちらはサーバを自社で準備しなければならないが、やはり配布や差し替えにまつわる課題を解決できる。

 このように「特定のURLやクラウドサービスにアクセスすれば、必ず最新版の業務マニュアルにたどりつける」という安心感を提供することで、業務現場におけるマニュアルの活用もより促進されるだろう。また、内容の更新が即座に業務現場に反映される点は、特に業務プロセスの変更が頻繁に行われる業態においては極めて重要なポイントだ。

コラム:動画を活用した業務マニュアルのポイントは?

 近年ではスクリーンショットや写真だけでなく、動画を積極的に業務マニュアルに取り入れる動きも出てきている。特に、細かな操作や所作を表現する上では極めて効果的だ。事実、先に紹介した2製品も、動画を業務マニュアルコンテンツに取り入れる機能をサポートしている。

 ただしユーザーによっては、長い手順を丸々動画で見せられることを負担に感じるかもしれないため、基本的な手順の説明は静止画を中心に構成し、どうしても動画でないと伝わらない部分のみを動画で表現するような使い分けがお勧めだ。

図3 動画マニュアルの編集機能 図3 動画マニュアルの編集機能(出典:ブルーポート)

 動画コンテンツは社内向けの業務マニュアルとしてだけではなく、Eラーニングや製品デモンストレーション、販促資料などとしても活用できる。また、公開コンテンツとして自社製品やサービスの製品マニュアルとしてエンドユーザーに対して公開するといった使い方も広がっている。

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