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» 2016年03月01日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:運用は何が変わる? メール誤送信防止ソリューションの基礎知識 (1/3)

うっかりミスによるメール誤送信を防ぐために役立つメール誤送信防止ソリューションだが、導入することで現場の運用がどう変わるのか?

[酒井洋和,てんとまる社]

 企業内の貴重な情報資産を守るためには、標的型攻撃など外部からの脅威に対抗するだけでなく、内部からの漏えいを防ぐ手だても必要になる。その中の1つに挙げられるのが、うっかりミスによるメール誤送信を防ぐためのメール誤送信防止ソリューションだ。

 メールの保留による再確認や添付ファイル暗号化、上長承認などさまざまな機能が備わっているが、導入することで日々の運用がどのように変わるのか、イメージできていない人もいるはずだ。今回は、メール誤送信防止の基本的な考え方とともに、どのように運用が変わるのかについて解説する。

メール誤送信防止ソリューションとは

 原価の入った見積書を客先に送ってしまった、BCCに入れるべき宛先をCCに入れたことで全員のメールアドレスが公開されてしまった、社内の人に送るはずのメールを誤って取引先に……。意図せずに誤ってメールを送ってしまう、いわゆる「メール誤送信」は日常的に発生しており、誰しも一度は経験があることだろう。一歩間違えば信頼を失ったり、最悪の場合は取引先を失ったりなど大事に発展することも。中にはメールの誤送信で諭旨退職にまで追い込まれた事例もあるほどで、メール誤送信は決して人ごとでは済まされないものだ。

 このメール誤送信を防止するために提供されているのが「メール誤送信防止ソリューション」だ。送信メールの一時保留や添付ファイルの暗号化、Bccへの強制変換など、万一に備えた誤送信防止機能が備わっており、最近ではクラウド環境でサービスとして利用できる環境も整っている。最近のメールサービスでは簡単な誤送信防止の機能は備わっているが、現場に合わせた詳細な設定まではできないのが現状だ。だからこそ、万一の過失に備えてメール誤送信防止ソリューションが検討されることになる。

画面イメージ 図1 画面イメージ(出典:NTTソフトウェア)

メール誤送信防止ソリューションの基本機能

 メール誤送信防止ソリューションの主な機能としては、メール送信後に自らメールの内容を確認できる「送信メールチェック」をはじめ、一時的にメールを保留して間違いに気付く時間を確保する「送信メールの一時保留」、特定の宛先や件数の多いメールなど特定の条件に沿って強制的にBccに宛先を変換する「Bcc強制変換」、上司やメンバーなど第三者のチェック後に送信可能になる「上長承認」、他にも「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルのWebダウンロード」などの機能が備わっており、万一の誤送信に対して現場の運用に合わせたさまざまなアプローチが可能となっている。

 メール誤送信防止ソリューションは、その名の通り誤送信を防ぐために有効なソリューションだが、実際に導入する企業では、メールに対するセキュリティ教育や啓発活動の一環として利用するケースも少なくない。実際に運用を始めると、最初は確認作業など手間が増える印象があるが、しばらくすると確認画面が出ないことに不安を覚える人も多いようで、ある意味“中毒性”のあるソリューションともいえる。

機能イメージ 図2 機能イメージ(出典:クオリティア)
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