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» 2015年12月07日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:まだ始めていないの? 手軽に始めるグループウェア活用術 (1/3)

月額150円でスタートできたり、プロジェクト単位で導入したり。安くて、手軽に始められるグループウェア活用術をチェックしよう。

[西山 毅,レッドオウル]

 登場から20年以上の歴史を持つグループウェア。大企業では既に必要不可欠な情報インフラとなったが、一方で人数がそれほど多くない中堅中小企業では、「顔が見えている」安心感や「うちはアナログな紙文化だから」という理由で、グループウェアの利用にあまり意識が向いていない状況もあるようだ。

 しかしうまく使いこなすことによって、社内の風通しや従業員同士のやりとりがもっとスムーズに進むかもしれない。今では多額の初期投資を必要としないクラウドサービスが普及してきており、月額150円から手軽に始められるサービスもある。まずは本当にグループウェアが不要かどうか、見極めるところから始められてみてはいかがだろうか。

クラウド型グループウェアの利用メリット

 グループウェアは、企業や組織におけるスムーズな情報共有を実現するためのツールで、従業員のスケジュール管理や設備予約、社内掲示板、文書の管理、Webメールといった各種機能を提供してくれるものだ。もともとはオンプレミス製品、つまり自社内にサーバを用意してグループウェアのソフトウェアをインストールするところから始める必要があった。

 それが今では社内に物理的なサーバを置かなくても、インターネット経由でPCやスマートデバイスからグループウェアの機能が利用できるクラウドサービスが提供されている。サーバを購入するなどの初期投資が全く不要で、インターネットに接続する環境さえあれば、月額料金ですぐに利用を開始できる状況になっているということだ。

 このクラウド型のグループウェアを利用することで得られるメリットには、大きく3つの観点がある。情報の共有や業務の効率化を図れること、専任のIT担当者が不要なこと、そしてITコストが低減できることだ。

情報の共有や業務の効率化

 グループウェアは、企業にスムーズな情報共有の環境を提供し、更に日常業務をさまざまな側面で支援することで業務効率の向上をもたらすものだ。

 例えば情報共有については、従業員のスケジュールを見える化し、空き時間を確認してから打ち合わせなどの予定を設定することができるし、文書管理の機能を使えば、営業資料や会議資料などを関係者で共有することができる。また、ワークフローの機能を提供しているサービスを利用すれば、ペーパーレスでPC上から申請書類の作成とその後の回覧までを行うことが可能だ。グループウェアは煩雑な社内業務にストレスを感じている企業に対して、1つの解決策を提示してくれるツールだといえるだろう。

専任のIT担当者が不要

 専任のIT担当者をもつことが難しい中堅中小企業にとって、クラウドサービスはうってつけの解決策となる。従来必要だったサーバの設定やソフトウェアのインストールなども不要で、インターネットに接続する環境さえあれば、簡単にグループウェアの利用を開始できる。例えば総務部門の従業員がサービスの利用窓口となっても、大きな負担になることはない。クラウドサービスの利用は、マンパワーの問題もクリアできる選択肢となる。

ITコストの低減

 中堅中小企業にとって、お金の問題も非常にシビアだ。市場でオンプレミス製品しか提供されていなかったときには、サーバの購入費用やソフトウェアのライセンスフィーなど、多額の初期投資が必要だったが、クラウドサービスを選択することで、利用ユーザー数に応じた月額利用料金だけで、すぐにグループウェアの使用を開始できるようになる。

 中には、20ユーザーで月額3000円から利用でき、1人当たりに割り戻すと150円で使用できるものもある。サービスの利用停止も非常に簡単で、止めたくなったら遅くとも翌月には利用を止めることが可能だ(最低限の利用継続期間を設けているサービス事業者もある)。

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