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» 2015年11月04日 10時00分 公開

ワークフローの関連ツール、連携次第で効果アップIT導入完全ガイド(1/3 ページ)

ワークフローを他ツールと連携させて業務効率化を図りたい企業も多い、連携効果の高いツール・やシステム、時代を先取りしたワークフローの活用方法を紹介する。

[小池晃臣,タマク]

 グループウェアや文書管理システム、会計ソフトなど、他のツールとの連携により業務改善、業務効率化といった効果の大幅な向上が期待できるのがワークフローツールだ。これからワークフローの導入を検討するにあたって他ツールとの連携を模索している企業も多いのではないだろうか。そこで本稿では、最新のワークフローツールが各ツールとどのように連携するのか、そして連携することによって生まれるメリットを紹介することにしたい。

グループウェアとの連携

 コミュニケーションとコラボレーションの中核として機能し、ユーザーごとに向けた情報提供が行える上、文書保管の機能まで備えているものも多いグループウェア。このようなグループウェアとの連携機能は、ベンダーがワークフローツールの売りとして強調している。

 連携可能なグループウェアは、Office 365やGoogle Apps、サイボウズガルーン、desknet's NEOなどツールによってさまざまだ。これら主要なサービスごとに別個の連携モジュールが用意されているような製品もある。現在、主要なグループウェアはSaaSのクラウドサービスとして提供されているものがほとんどであるため、ワークフローツール側も必然的にクラウド連携機能として提供することが多い。

 グループウェアとの連携機能の入り口としてまず挙げられるのがシングルサインオンだ。全てのユーザーが出勤時に必ずログインするような使われ方が一般的なグループウェアなだけに、そのログインと同時にワークフローツールにもログインさせることは両ツールの一体運用の基礎となるといってもいい。

 グループウェアへのログイン時に、ユーザーのポータル画面上にワークフローに関する新着情報、申請書一覧や承認待ち一覧を表示できるようなワークフローツールもある(図1)。このようなツールの場合、グループウェアの画面からそのまま直接決裁も行えるので、決裁を忘れないようにできるだけでなく、システムを切り替える手間もかからない。また、グループウェアの画面とワークフローの画面とをタブ1つで切り替えられるようなものもある(図2)。

グループウェアのポータル画面 図1 グループウェアのポータル画面にワークフロー新着情報の一覧が表示される(出典:シヤチハタ)
グループウェアのタブをクリック 図2 グループウェアのタブをクリックで、ワークフロー画面に切り替えが可能(出典:パナソニックネットソリューションズ)

 文書保管機能を備えたグループウェアと連携するツールの中には、一度フローを完了した文書を自動的にグループウェアのキャビネットなどに格納できるものもある。さらにグループウェアで利用しているグループ情報やユーザー情報をワークフローツールにインポートして再利用可能な製品もある。

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