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» 2015年03月16日 10時00分 公開

モバイル利用ならやっぱり「クラウド型グループウェア」IT導入完全ガイド(1/3 ページ)

クラウドサービスの進化により、ますます便利になるグループウェア。経営者にとって、自分の時間の有効活用と正確な社内情報の把握は不可欠だ。

[西山 毅,レッドオウル]

 大企業での導入率が8割を超えるグループウェア(キーマンズネット調べ)。導入後は同一製品が使い続けられるケースが多く、現状維持志向の強いツールだといえる。一方で従業員数100人以下の中小企業での導入率は5割弱にとどまっているが、近年ではクラウド型グループウェアの登場により、情報共有やコミュニケーション活性化を目的としてグループウェアの導入を検討する中小企業が増えた。今回は、手軽に利用開始できるクラウド型のグループウェアに焦点を当て、特徴的な機能と実際の利用シーンについて紹介する。

クラウド型グループウェアのメリット

 クラウド型グループウェアのメリットとして第一に挙げられるのは、やはり利用開始時のハードルの低さだろう。例えば、1ユーザー当たり月額500円といった非常にシンプルで低額なコストで使い始めることができ、サーバなどのシステムの運用や拡張の手間を考える必要もない。

 また、セキュリティ対策やソフトウェアのバージョンアップなどもサービスベンダー側で対応するので追加投資も不要だ。さらに、クラウドならモバイル環境からの利用も簡単で、災害対策や事業継続の観点からも非常に有効となる。

 オンプレミス、クラウドにかかわらず、グループウェアとしてニーズの高い機能は、主に施設予約などを行うための「スケジュール管理」、社内の通達事項などを告知するための「掲示板」、マニュアルや規定集などのドキュメントを管理するための「ファイル管理」の3つだ。これらに加えて、モバイル環境でその効果がより発揮されるのが、ワークフロー機能である。

 経営者や営業部門の上長が、外出先や移動中、あるいは喫茶店などで、交通費精算や見積書の決裁を行いたい、あるいは部下の日報や報告書を見たいというニーズに応えるもので、必要に応じてグループウェアのメッセージ機能を利用して、その場から指示を出すことも可能だ。

 特に現場を兼務する中小企業経営者にとって、自分の時間の有効活用と正確な社内情報の把握は必要不可欠だが、そうした観点からも、クラウド型グループウェアのワークフロー機能は非常に有用となるものだ。

ワークフロー機能 図1 決裁業務やコメント欄への入力が簡単にできるワークフロー機能(出典:サイボウズ)
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